Einrichtung

Mit Hilfe des CLARC MIGRATION SERVER kann ein Archiv, welches über die SAP ArchiveLink Schnittstelle angesprochen werden, zum CLARC CONTENT SERVER migriert werden. Wie beim CLARC INDEXING SERVER besteht die Konfiguration dabei aus einem Agenten, der in einem eingestellten Intervall aufgerufen wird und 1-n Jobs, passend für den konfigurierten Agenten. In der Regel wir für ein zu migrierendes Repository nur ein Agent und ein Job benötigt. Voraussetzung für den Betrieb des CLARC MIGRATION SERVER ist die Installation einer MongoDB (Version 4.4 empfohlen).

Voraussetzung:

• Konfigurierter Zugriff auf das SAP System (In C4 unter Software/Basics/SAP)
• Konfiguriertes SAP (Ziel-)Repository im CLARC CONTENT SERVER (In C4 unter Software/clarc content server/SAP/<Mandant>)

Führen Sie dazu folgende Schritte durch:

Agenten erzeugen (nur SAP ArchiveLink migration) (1)

• Im CLARC MIGRATION SERVER (C4) unter dem Zweig Agents einen neuen Agenten erzeugen
• Im folgenden Dialog im Reiter Agent einen Namen vergeben und als Agent type SAP ArchiveLink migration wählen
• Startzeit und Intervall einstellen. Das Intervall muss bei großen Datenmengen dabei nicht zwingend auf ein langes Intervall eingestellt werden. Ein Agent läuft bis er mit seiner Aufgabe fertig ist. Deswegen ist es unter Umständen sogar besser, ein kürzeres Intervall einzustellen, falls der Agent aus unvorhergesehenen Gründen abbricht.
• Unter dem Reiter MongoDB muss die Verbindung zur MongoDB konfiguriert werden. In der MongoDB werden die Informationen zu den zu migrierenden Dokumenten aus SAP gespeichert (SAP-Tabellen TOA oder ADMI_FILES). 
• Im Reiter SAP Migration erfolgt die Auswahl des zu migrierenden SAP Repositories. Unter SAP TOA table names müssen die Tabelle aus SAP angegeben werden, in welchen die Dokumentinformationen gespeichert sind. Das können TOA-Tabellen sein (bei mehreren Tabellen kommasepariert anzugeben) oder die Tabelle ADMI_FILES.
• SAP TOA start date und SAP TOA end date (optional) bestimmen den Zeitrahmen der zu migrierenden Dokumente
• Retrieving range gibt den Zeitraum an (in Tagen), für den die Tabellendaten aus SAP mit einer einzelnen Abfrage geholt werden. Es ist hier wichtig zu ermitteln, wie viele Einträge für diesen Zeitraum voraussichtlich zu erwarten sind. Die Anzahl der Einträge sollte 100.000 nicht übersteigen, da ansonsten die Speicherlast des CLARC MIGRATION SERVER zu hoch wird.

Job erzeugen (2)

• Für den erzeugten Agenten muss nun ein Job erstellt werden. Dazu einen Namen, eine Beschreibung vergeben und den Job "aktiv" schalten
• Bei Source repo name den Namen des Repositories in SAP angeben und unter Target repository das im CLARC CONTENT SERVER erzeugte SAP-Repository auswählen
• Unter Certificate muss ein Zertifikat für den Zugriff auf das ArchiveLink Repository erzeugt werden, von welchem die Dokumente migriert werden sollen. Dieses Zertifikat muss an das Archiv geschickt (Send public certificate) und dort aktiviert werden. Vorher kann mit Test connection und Get server info geprüft werden, ob der Zugriff auf das Archiv möglich ist. Für die Erstellung eines Zertifikats auf das Schraubenschlüssel Symbol klicken (Alternativ kann ein eventuell bereits erstelltes Zertifikat vom CLARC CONTENT SERVER ausgewählt werden). Im folgenden Dialog können dann die entsprechenden Zertifikatsangaben gemacht werden:
  • Passwort (zwingend notwendig)
  • Auswahl eines Hash Algorithmus
  • Common name (CN) - in der Regel ein Name für das Zertifikat (Angabe wird empfohlen)
  • Organizational Unit (OU) - z.b. IT, Development, etc. (Angabe wird empfohlen)
  • Organization (O)
  • Locality (L)
  • State or province (S)
  • Country name (C) - Kürzel des Landes (in der Regel zweistellig), z.b. DE, FR, US,... (Angabe wird empfohlen)
  • Aus den obigen Angaben wird dann eine Authentication/Signature ID erzeugt, die für den Zugriff auf das Fremdarchiv benutzt wird. Evtl. Leerzeichen sind dabei zu berücksichtigen und dürfen nicht entfernt werden.
  • Bei Auswahl von Create certificate wir das Zertifikat erzeugt und in das Config-Verzeichnis des CLARC CONTENT SERVER in das Zielrepository kopiert. Die Daten werden dann automatisch in den vorhergehenden Dialog übernommen
• Bei Base URL to AL repo wird die URL angegeben, über die der Zugriff über die ArchiveLink Schnittstelle erfolgt. Diese URL kann in SAP für das Repository angezeigt werden (Transaktion OAC0 und Auswahl des Repositories)
• ArchiveLink version der Schnittstelle (standard: 0046)
• Optional können die zu migrierenden Dokumente durch Angabe des SAP business object und/oder eines SAP document type noch eingeschränkt werden. 
• Optional kann ein Migration report folder angegeben werden. Ruft man im Browser den Migration-Report auf (siehe unten), wird dieser Report mit einem Zeitstempel zusätzlich in das angegebene Zielverzeichnis geschrieben. 
• Unter Maintenance kann der Status migrierter Dokumente zurück gesetzt werden. Möchte man alle migrierten Dokumente zurücksetzen (Auswahl All entries) ist darauf zu achten, dass sowohl das Verzeichnis der bereits abgelegten Dokumente manuell gelöscht wird, sowie die evtl. verknüpfte Collection in der MongoDB (nur das Zielrepository betreffend, nicht die TOA Daten). Bei Auswahl von Failed entries werden nur die Einträge zurückgesetzt, für die es in einem vorherigen Lauf einen Fehler gab.

Bemerkungen und Tipps

• Der CLARC MIGRATION SERVER ist Multi-Instanz fähig. Werden mehrere Instanzen konfiguriert, ist die Instanz 0 (primäre Instanz) für das Auslesen der TOA/ADMI_FILES Tabellen aus SAP zuständig, sowie für das Bereitstellen des nächsten Eintrags für Migration einer secondary Instanz (Instanz > 0). Die primäre Instanz migriert dann keine Dokumente, das wird nur von den secondary Instanzen durchgeführt. 
• Bei einer Multi-Instanz Umgebung ist es sinnvoll, einen Agenten in einem kleineren Intervall zu konfigurieren. Die Instanzen werden annähernd zeitgleich gestartet, hat dann aber z.b. Instanz 0 noch keine TOA/ADMI_FILES Daten eingelesen, haben die secondary Instanzen keine Daten zu migrieren und beenden Ihre Arbeit. Bei einem großen Intervall würden die secondary Instanzen auf den nächsten Zeitslot warten, obwohl evtl. Instanz 0 inzwischen Daten für die Migration zur Verfügung stellen kann.
• Bereits eingelesene TOA/ADMI_FILES Daten werden von Instanz 0 beim erneuten Start des Agenten nicht nochmals eingelesen, sondern ignoriert. 

Report einer Migration

Zu jeder Zeit kann ein aktueller Report bzw. Statistik zur laufenden Migration abgerufen bzw. erzeugt werden. Der Aufruf erfolgt mit der Service-URL zum CLARC MIGRATION SERVER:

http(s)://<host>:<port>/GETREPORT?AuthCode=E4D188B2D2F34A629B0B23533654D5B4&AgentName=<AgentName>&JobName=<JobName>&Year=yyyy&Month=mm

Die Service-URL bzw. host/port kann aus dem C4 ermittelt werden. Der AgentName entspricht dem Namen des im C4 konfigurierten Agenten, der JobName entsprechend für den konfigurierten Job. Year und Month sind optionale Angaben um einen Report für ein bestimmtes Jahr (4-stellig) oder einen bestimmten Monat (2-stellig) zu erhalten. Bei Angabe eines Monats muss auch das Jahr angegeben werden.