OFFICECAPTURE Anwendungskonfiguration

Übersicht

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie eine OFFICECAPTURE Anwendung eingerichtet wird.

Einrichtung

Die Einrichtung und Verwaltung erfolgt unter folgendem C4 Knoten über das entsprechend hinterlegte C4 Plugin:

/clarc/Software/clarc officeCapture/Applications
ParameterBeschreibung

Basics

Siehe auch Verarbeitungsoptionen.

ApplicationName der Anwendung.
Application is activeGibt an, ob die Anwendung aktiv ist und von Benutzern verwendet werden kann.
Field schemeDas in der Anwendung zu verwendende Feldschema.
Max. document sizeMaximale Größe der Dateien welche im System hochgeladen werden können in KByte. 0 entspricht keiner Größenbeschränkung und ist im Standard gesetzt.
Min. filesDefiniert, die Mindestanzahl an Dateien die einem Vorgang zugeordnet werden müssen. Hier kann auch "0" gesetzt werden um einen Vorgang komplett ohne Dateianlagen zu übergeben.
Allow users to add additional filesBestimmt, ob Benutzer zusätzliche Dateien anfügen dürfen. Beispielsweise bei der Verabeitung von eMails in Outlook.

Description

Optionaler interner Beschreibungstext der Anwendungs-Definition.

Behaviour

Common

Prompt users to save unsaved documentsWie der Text angibt, werden Benutzer bei aktiver Option dazu angehalten ungespeicherte Dokumente vor der Verarbeitung zu sichern.
Close documents after processingBestimmt, ob das Dokument innerhalb der Anwendung automatisch geschlossen wird nachdem die Verarbeitung beendet wurde. Z.B. das geöffnete Word-Dokument. Im Standard ist die Einstellung aktiv.

Microsoft Outlook

Extract attachmentsDie Anlagen einer eMail werden als separate Dateien im System bereitgestellt und hochgeladen.
Extract body textDer Body Text der eMail wird als separate Dateianlage bereitgestellt.
Store as Outlook MSG fileDie eMail wird als .msg Datei, mit allen Anlagen, als separate Datei bereitgestellt.
Send mailNach der Verarbeitung des Dokuments über den OFFICECAPTURE Client wird die eMail versendet.
Set categorySetzt, bei der verarbeiteten eMail eine entsprechende Kategorie. Verwenden Sie hier die entsprechenden Platzhalter.
Set subjectÜber diese Option kann der Betreff des Outlook Elements geändert werden, nachdem es an den Server übergeben wurde. Hier kann sowohl Freitext, die Standardplatzhalter und zusätzlich der Platzhalter %subject, für den Original-Betreff, verwendet werden.
Move to folderDie eMail kann nach der Verarbeitung in einen definierten Outlook-Ordner verschoben werden. DeletedItems ist der Papierkorb. Userdefined gibt einen entsprechenden Dialog aus über den der Benutzer einen Ordner auswählen kann.

Source files

Delete source filesLöscht, die verarbeiteten Quelldateien.
Move source files to backup folderVerschiebt die verarbeiteten Quelldateien in den angegebenen lokalen Backup-Ordner. Siehe auch Platzhalter.
Set source files as read onlySetzt, bei den verarbeiteten Dateien das ReadOnly Dateiattribut.
Rename source filesBenennt, die verarbeiteten Quelldateien entsprechend der Vorgabe um. Zusätzlich zu den Standardplatzhaltern, können hier die Platzhalter %filename und %extension verwendet werden.

Permissions

Vergabe der Anwendungsberechtigungen. Nur angegebene Gruppen bzw. deren Benutzer dürfen auf die Anwendung zugreifen bzw. diese sehen.

Style

Über den Style kann das individuelle Aussehen der jeweiligen Anwendung definiert werden. Die Vorschau zeigt Ihnen an, wie die spätere Ansicht sein wird.

Templates

Eine Anwendungs-Style-Konfiguration kann als Template gespeichert und später wieder verwendet werden. Auf dem Reiter Style kann das Template über das Drop-Down-Menü geladen werden.

Das Template wird über die Checkbox am unteren Rand des Dialogs "Save as template". gespeichert. Beim Anklicken der Checkbox werden Sie dazu aufgefordert einen Namen für das Template zu vergeben. Das Template wird dann unter folgendem C4 Knoten gespeichert:

/clarc/Software/clarc officeCapture/Templates

Nicht mehr verwendete Templates können im Expertenmodus aus diesem Bereich einfach gelöscht werden. Umbenennen ist ebenfalls möglich.

Aktivierung

Die vorgenommenen Änderungen werden über den C4 Button "Refresh Services" übernommen und stehen dann für die Clients zur Verfügung.

Anwendungs-Id

Jede OFFICECAPTURE Anwendung verfügt über einen eindeutige Identifier, welche unterhalb jedes Anwendungsknotens als Property mit dem Namen Id verwaltet wird.