Einleitung

CLARC EINVOICE bietet umfassende Funktionen für das elektronische Rechnungseingangsmanagement in Unternehmen.

Im Unterschied zu der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung erfolgt die elektronische Rechnungsverarbeitung papierlos auf digitalem Wege. Beginnend vom Rechnungseingang kann der gesamte Prozess bis hin zur Übertragung der Rechnungsmetadaten samt Rechnungsdokumenten und Original in die CLARC ENTERPRISE Verarbeitungstrecke und entsprechende Folgesysteme automatisiert durchgeführt werden.

Über CLARC EINVOICE können zum einen klassische PDF-Rechnungen und zum anderen PDF-Rechnungen mit unterschiedlichen Formaten wie zum Beispiel ZUGFeRD, Fattura PA verarbeitet werden. Dabei werden, die in der PDF-Datei eingebetteten Metadaten ausgelesen und in den Prozess weitergegeben.

Für das EINVOICE Szenario ist CLARC MAILCAPTURE die Input-Basistechnologie. CLARC MAILCAPTURE wird dabei in die Mailserverumgebung integriert und stellt umfassende Funktionen zur Verarbeitung von E-Mails bereit.

In CLARC MAILCAPTURE können Funktionspostfächer eingerichtet werden, die je nach Einstellung automatisch angelegt, verwaltet und konfiguriert werden können. In bestimmten Zeitabständen werden diese Postfächter nun gepollt und mittels POP3 und IMAP4 übertragen. Beim SMTP-Verfahren erfolgt die Weiterleitung der Rechnungen direkt.

Die Übertragung der Daten kann durch SSL (Secure Socket Layer) und TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt werden.

Alle Konfigurationsinformationen finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Postfachkonfiguration.

Im Anschluss erfolgt die Verarbeitung der aufbereiteten PDF-Rechnungen mit und ohne ZUGFeRD oder Fattura PA Daten durch CLARC EINVOICE. Handelt es sich um eine PDF-Rechnung ohne ZUGFeRD und Fattura PA Daten wird diese Rechnung nach der Aufbereitung an den CLARC INVOICE READER zur Datenextraktion weitergeleitet. Die elektronischen Rechnungen werden direkt verarbeitet und automatisch an weitere Systeme weitergeleitet. Darüber hinaus kann die Originale eml-Datei samt aller ausgelesenen Rechnungsmetadaten sowie die PDF-Datei bei der Überführung mitgeführt werden.

Basis-Konfiguration

Im C4 wird CLARC EINVOICE unter folgendem Konfigurationsknoten verwaltet:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

Parameter

Beschreibung

Allgemeine Properties

InvoiceOriginField

Der Standardwert von InvoiceOriginField ist "h_sinfo_origin" und beinhaltet das Zielfeld für die Herkunft der Rechnung. Die Angabe des Zielfelds ist optional.

BarcodeField

Der Standardwert von BarcodeField ist "h_sinfo_barcode". Mit dem BarcodeField kann optional eine Id generiert werden. Dies wird über die Ressource CreateBarcodeId gesetzt.

CreateBarcodeId

Ist die Option True, wird in BarcodeField entsprechend eine Id zugewiesen.

BlackListFileNames

Hier werden Schlagwörter gepflegt. Anhänge die diese im Dateinamen beinhalten werden aussortiert.

CompanyCode

Beinhaltet den festen Buchungskreis (Company Code), sofern über die Regeln nichts anderes definiert wird.

Client

Optionale Angabe eines Mandanten für die Kreditorenfindung im ZUGFeRD Szenario.

CompanyCodeField

Das Feld für den Buchungskreis (CompanyCode).

ClearingAction

Gibt an, wie das System im Fehlerfall reagieren soll.

DELETE - Der Vorgang wird gelöscht.
KEEP - Der Vorgang verbleibt in der Verarbeitungsqueue.
EMAIL - Der Vorgang wird via E-Mail zur Prüfung an eine entsprechende Klärungsstelle weitergeleitet.

ClearingSubject

Gibt den E-Mail Betreff für das Clearing an.

ClearingText

Zeigt den E-Mail-Body für das Clearing an.

EMLPath

EMLPath gibt den Pfad für den Ablageort der Email-Rechnungen (.eml Files) an. Der Ordner dient auch als Zwischenspeicher für das Merging der Rechnung zum Original. Die in dem Ordner befindlichen Dateien werden nach 90 Tagen gelöscht.

InvoiceOriginField

Der Standardwert von InvoiceOriginField ist "h_sinfo_origin" und beinhaltet das Zielfeld für die Herkunft der Rechnung. Die Angabe des Zielfelds ist optional.

NewInvoiceSubject

Definiert den E-Mail Betreff für neue Rechnungen.

NewInvoiceText

Informationstext im E-Mail-Body für neue Rechnungen.

RecipientsClearing

Enthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für Probleme. Liegt z.B. eine E-Mail ohne Anhang vor, werden diese Empfänger benachrichtigt. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfigurationen vorliegen.

RecipientsNewInvoice

Enthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für neue Rechnungen. Hier bekommen die Empfänger eine Benachrichtigung, wenn neue Rechnungen eingehen. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfiguration vorliegt.

ValidInvoiceFileNames

Enthält die Liste (Zeilenweise) mit den gültigen Rechnungsdateinamen inkl. Erweiterung (z.B. Rechnung.pdf). Falls keine Liste konfiguriert ist, gelten alle eingehenden Anlagen als gültige Rechnungen.

Hinweis

title	Hinweis

Dateiformate wie z.B. Microsoft Word oder PDF-Dateien, die nicht der Namenskonvention entsprechen, werden nicht verarbeitet.

SaveAttachments

Hier kann gesteuert werden, ob Anlagen (keine Rechnungen) gespeichert werden sollen. Diese werden vor der Übergabe an das Zielsystem wieder zusammengeführt.

SetSinfoFields

Bei True setzt die Option den Käufer und die Herkunftsinformation (ZUGFeRD oder FatturaPA)

SpecialSenderRule

Abhängig von der Absenderemailadresse können hier Sonderbehandlungen für Dateinamen definiert werden, die einen Emailanhang als Rechnung kennzeichnen.

Info

title	Beispiel

An erster Stelle steht die E-Mail des Absenders. Nach einem "=" folgt die entsprechende Regel.

invoicing@company.org=REGEX,\d{6}
invoicing@firma-xyz.de=VALUE,_001
invoicing@acme.biz=*

Möglich ist ein Regex, wie im Beispiel oben muss eine sechsstellige Zahl im Dateinamen vorhanden sein. Bei Value muss sich der Wert im Dateinamen befinden, Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Mit einem Stern wird gekennzeichnet, dass es sich bei allen PDF Anhängen um Rechnungen handelt

ZUGFeRD

ZUGFeRD_Active

Die ZUGFeRD Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die ZUGFeRD-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich.

ZUGFeRD_ConversionScheme

Auswahl des Konvertierungsschemes für die ZUGFeRD-Bearbeitung.

ZUGFeRD_ExportService

Auswahl des Exportservices für die ZUGFeRD-Bearbeitung.

ZUGFeRD_Keywords_CreditNote

Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Gutschrift. Jedes Schlüsselwort wird dabei in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-Insensitive.

ZUGFeRD_Keywords_Invoice

Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Rechnung. Jedes Schlüsselwort wird in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-Insensitive.

ZUGFeRD_QuantityUnits_Mapping

Hier können die entsprechenden Mengeneinheiten gepflegt werden. Die Mengeneinheiten haben folgenden Aufbau:

Codeblock
C62(Orginalwert aus ZUGFeRD)=ST(Übersetzter Wert) // Kommentar

FatturaPA

FatturaPA_Active

Die FatturaPA Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die FatturaPA-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich.

FatturaPA_ConversionScheme

Auswahl des Konvertierungsschemes für die FatturaPA-Bearbeitung.

FatturaPA_ExportService

Auswahl des Exportservices für die FatturaPA-Bearbeitung.

FatturaPA_Keywords_CreditNote

Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Gutschrift. Jedes Schlüsselwort wird dabei in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-Insensitive.

FatturaPA_Keywords_Invoice

Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Rechnung. Jedes Schlüsselwort wird in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-Insensitive.

FatturaPA_QuantityUnits_Mapping

Hier können die entsprechenden Mengeneinheiten gepflegt werden.

Regeln

CompanyCode_n

Hier werden Regeln zur Zuweisung von Buchungskreisen konfiguriert. Es können mehrere Regeln angegeben werden, dazu jeweils eine Regel mit fortlaufender Nummerierung.

Aktuell werden drei Modi unterstützt:

SENDER → Hierüber wird über den Absender der E-Mail ein Buchungskreis zugewiesen
RECIPIENT → Hierüber wird über die Empfängeradresse ein Buchungskreis zugewiesen
REGEX → Über einen regulären Ausdruck kann der Betreff (Subject) der E-Mail ausgewertet werden. Bei Übereinstimmung wird der passende Buchungspreis zugewiesen

CompanyCode,RuleType,RuleConfig

Beispiel:

Codeblock
CompanyCode_1 = 1000,REGEX,d{6}

Beispiel:

Codeblock
CompanyCode_2 = 1000,SENDER,rechnungsversand@Firma-xyz.de

Beispiel:

Codeblock
CompanyCode_3 = 2000,RECIPIENT,invoice-DE@cto.de

Info

title	Information

Die Nummerierung der Regeln beginnt bei "1".

Exportservice_n

Recipient,Exportservice

Beispiel:

Codeblock
Exportservice_1 = invoice@cto.de,/ExampleExport

Info

title	Information

Die Nummerierung der Regeln beginnt bei "1".

RecipientsClearing_CCn

Die hier aufgeführten E-Mail Empfänger werden bei Problemen, wie beispielsweise Empfänger-Zuordnungen, entsprechend kontaktiert.

Beispiel:

Codeblock
RecipientsClearing_CC1000 (UCS4STR) info@cto.de,invoice@cto.de

RecipientsNewInvoice_CCn

Die hier aufgeführten E-Mail Empfänger werden bei eingehenden neuen Rechnungen entsprechend kontaktiert.

Beispiel:

Codeblock
RecipientsNewInvoice_CC1000 (UCS4STR) info@cto.de,invoice@cto.de

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CCZUGFERDREADER
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