HowTo - Leitfaden zur Einrichtung von CLARC ZUGFeRD & XRechnung

Einleitung

Die Einführung von eRechnungen bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Unternehmen mit sich.

Einerseits ermöglichen elektronische Rechnungen eine effizientere Verarbeitung, reduzierte Kosten und eine schnellere Abwicklung. Andererseits stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre bestehenden Systeme anzupassen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Ab dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue E-Rechnungsvorschrift, die die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich vorsieht. Diese müssen dabei den europäischen Normen für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, wie in der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt. Unternehmen sind daher gefordert, ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen, um sowohl rechtliche Vorgaben zu erfüllen als auch von den Vorteilen der digitalen Rechnungsabwicklung zu profitieren.

Dabei werden die spezifischen technischen und prozessualen Anpassungen berücksichtigt, die ab dem 01. Januar 2025 notwendig werden. Gleichzeitig befinden sich viele der neuen Regelungen noch im Wandel, da zahlreiche Fragen derzeit noch offen sind und Raum für Interpretationen lassen. Diese Entwicklungen werden laufend beobachtet und die Lösungen flexibel angepasst, um eine rechtssichere und zukunftsfähige E-Rechnungsabwicklung zu gewährleisten. Die Anforderungen des Bundesfinanzministerium werden bereits unterstützt

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass sich gesetzliche Vorschriften und die tatsächliche gelebte Praxis in der Wirtschaft in manchen Fällen unterscheiden können, wodurch auch ein gewisser Interpretationsspielraum besteht, den wir bei der Umsetzung berücksichtigen.

Softwarepaket

Das Softwarepaket welches für die aufgeführten Funktionen und Customizing vorausgesetzt wird bzw. benötigt wird, finden Sie entweder im CTO-Downloadportal oder direkt ab dem entsprechenden CLARC Enterprise Release im Standard.

Unterstützte CLARC Enterprise Versionen

Das Paket ist vollumfänglich in der CLARC Enterprise Version 5.8.0 enthalten und erfordert keinen zusätzlichen Download.

Lediglich für Erstellung des Look-A-Like Dokumentes muss noch aus dem Downloadportal das entsprechende LaTeX-Paket heruntergeladen werden.

Die Funktionen werden nur für Version für CLARC Enterprise Releases 5.6.X und 5.7.X aufwärts bereitgestellt. Eine vollumfängliche Anbindung von ZUGFeRD und XRechnung ist für ältere Versionen <= 5.5.X nicht vorgesehen.

Supportstatus der Versionen

Die 5.5.X Versionen laufen Mitte 2025 aus dem Support.
Den Supportstatus der CLARC Enterprise Version ist unter folgendem Link einsehbar: Releaseinformationen

CLARC Enterprise Lizenz

Dabei ist folgendes zu berpcksichtigen:

Für die Lizenzanfrage gibt es folgende Themen zu beachten, die Anfrage ist eine Erweiterung der bestehenden Lizenz.

Es können die einzelnen Module für die verschiedenen eRechnungsformate separat angefragt werden.

Hier gibt es folgende Module:

ZUGFeRD Reader → CCZUGFERDREADER
XRechnung Reader → CCXRECHNUNGREADER
Look-A-Like-Generierung → CCINVOICELOOKALIKE

Nach Einspielen der neuen angepassten Lizenz, prüfen Sie, ob die Lizenzen für die Module aufgeführt werden.
Bei Problemen mit den Lizenzen bitte mit dem entsprechenden Key Account Manager und/oder dem CTO-Lizenz Team (license@cto.de) Kontakt aufnehmen.
Zur Sicherheit wird hier empfohlen, das System bzw. die Dienste einmal neu zu starten, falls diese nicht direkt auftauchen sollten.

Einrichung ZUGFeRD Standard

Die Einrichtung des ZUGFeRD Moduls erfolgt über das eInvoice-Skript, welches im C4 unter folgendem Pfad abgelegt ist:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

Expertenmodus

Ein aktivierter Expertenmodus wird für die Konfiguration empfohlen, ist aber nicht zwingend erforderlich.
Die Konfiguration kann auch über den UI-Dialog des Skripts unter dem Reiter Resources erfolgen.

Folgende Ressourcen steuern die Erkennung und Verarbeitung der ZUGFeRD Rechnungen:

Das Customizing bzw. die Anpassungen können auch ohne aktive Lizenz vorgenommen werden. Es erfolgt aber eine Überprüfung bei Erkennung einer ZUGFeRD-Rechnung, ob das Modul aktiv ist. Dies wird dann entsprechend in den Logfiles des CLARC WARP vermerkt, eine Verarbeitung als eRechnung erfolgt aber nicht. Die Rechnung würde als normales PDF über die OCR-Engine verarbeitet werden.

Es gibt zwei Ressourcen, welche angepasst werden müssen, um das Modul in der Grundkonfiguration einzurichten.

Export

Im Auslieferungszustand ist der EDocumentExporter hinterlegt, es wird empfohlen, diesen durch einen eigenen Exportdienst zu ersetzen, um die Update-Sicherheit zu gewährleisten.

Punkt 1: Modul aktivieren

Die Ressource XRechnung_Active aktiviert das Modul für XRechnungen

Punkt 2: Exportservice einrichten

Unter XRechnung_ExportService wird dann der entsprechende Exportservice angegeben, über den die erkannten XRechnungen ins Folgesystem übertragen werden.

Exportservice

Es besteht auch die Möglichkeit ein Exportschema anstelle eines Exportservices zu benutzen. Um doppelte Rechnungen in den Folgesystemen oder andere Fehler bei der Verarbeitung der eRechnung zu vermeiden, muss hier gewährleistet sein nur eine der beiden Optionen zu verwenden. Es erfolgt hier keine Absicherung/Prüfung durch den C4-Konfigurationsmanager.

Exportservice

Der / (Slash) vor dem Exportservice muss eingetragen sein, sonst wird der Exportservice nicht vom System erkannt

Erwartet das Folgesystem ein anderes Format als die Original-XML oder für das PDF-Stellvertreterdokument, muss dann über die Ressource xRechung_ConversionScheme das Conversionscheme angegeben werden, welches in das gewünschte Zielformat konvertiert.

Nach der Anpassung sollte das C4 aktualisiert werden. Ein Neustart des CLARC WARP Daemon ist ebenfalls empfehlenswert, falls neue Exportservices oder Schemas angelegt worden sind. Danach ist das XRechnungs-Modul aktiv und sendet bei Erkennung von XRechnungen diese entsprechend ohne manuelle Validierung im Standard automatisch ins Folgesystem. Die Verarbeitung und das Logging wird über den CLARC WARP Daemon, gesteuert, bei der Fehleranalyse prüfen Sie bitte dort nach.

Einrichtung XRechnung Look-A-Like

Für die Erstellung des Look-A-Like PDFs, d.h. das Stellvertreterdokument für das Original-XML einer XRechnung wird die LaTeX-Technologie verwendet.

Die verwendete LaTeX-Version/Installation muss separat über das auf dem System heruntergeladen werden.

LaTeX

Eine eigene LaTeX Installation, abweichend von dem bereitgestellten Paket wird nicht unterstützt!