Einleitung

Die Einführung von e-Rechnungen bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Unternehmen mit sich.

Einerseits ermöglichen elektronische Rechnungen eine effizientere Verarbeitung, reduzierte Kosten und eine schnellere Abwicklung. Andererseits stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre bestehenden Systeme anzupassen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Ab dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue E-Rechnungsvorschrift, die die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich vorsieht. Diese müssen dabei den europäischen Normen für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, wie in der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt. Unternehmen sind daher gefordert, ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen, um sowohl rechtliche Vorgaben zu erfüllen als auch von den Vorteilen der digitalen Rechnungsabwicklung zu profitieren.

Dabei werden die spezifischen technischen und prozessualen Anpassungen berücksichtigt, die ab dem 01. Januar 2025 notwendig werden. Gleichzeitig befinden sich viele der neuen Regelungen noch im Wandel, da zahlreiche Fragen derzeit noch offen sind und Raum für Interpretationen lassen. Diese Entwicklungen werden laufend beobachtet und die Lösungen flexibel angepasst, um eine rechtssichere und zukunftsfähige E-Rechnungsabwicklung zu gewährleisten. Die Anforderungen des Bundesfinanzministerium werden bereits unterstützt

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass sich gesetzliche Vorschriften und die tatsächliche gelebte Praxis in der Wirtschaft in manchen Fällen unterscheiden können, wodurch auch ein gewisser Interpretationsspielraum besteht, den wir bei der Umsetzung berücksichtigen.

Softwarepaket

Das Softwarepaket welches für die aufgeführten Funktionen und Customizing vorausgesetzt wird bzw. benötigt wird, finden Sie entweder im CTO-Downloadportal oder direkt ab dem entsprechenden CLARC Enterprise Release im Standard.

Unterstützte CLARC Enterprise Versionen

Das Paket ist vollumfänglich in der CLARC Enterprise Version 5.8.0 enthalten und erfordert keinen zusätzlichen Download.

Lediglich für Erstellung des Look-A-Like Dokumentes muss noch aus dem Downloadportal das entsprechende LaTeX-Paket heruntergeladen werden.

Die Funktionen werden nur für Version für CLARC Enterprise Releases 5.6.X und 5.7.X aufwärts bereitgestellt. Eine vollumfängliche Anbindung von ZUGFeRD und XRechnung ist für ältere Versionen <= 5.5.X nicht vorgesehen.

Supportstatus der Versionen

Die 5.5.X Versionen laufen Mitte 2025 aus dem Support.
Den Supportstatus der CLARC Enterprise Version ist unter folgendem Link einsehbar: Releaseinformationen

CLARC Enterprise Lizenz

Dabei ist folgendes zu berücksichtigen:

Für die Lizenzanfrage gibt es folgende Themen zu beachten, die Anfrage ist eine Erweiterung der bestehenden Lizenz.

Es können die einzelnen Module für die verschiedenen e-Rechnungsformate separat angefragt werden.

Hier gibt es folgende Module:

ZUGFeRD Reader → CCZUGFERDREADER
XRechnung Reader → CCXRECHNUNGREADER
Look-A-Like-Generierung → CCINVOICELOOKALIKE

Nach Einspielen der neuen angepassten Lizenz, prüfen Sie, ob die Lizenzen für die Module aufgeführt werden.
Bei Problemen mit den Lizenzen bitte mit dem entsprechenden Key Account Manager und/oder dem CTO-Lizenz Team (license@cto.de) Kontakt aufnehmen.

Tipp

Zur Sicherheit wird hier empfohlen, das System bzw. die Dienste einmal neu zu starten, falls diese nicht direkt auftauchen sollten.

Allgemeine Anpassungen E-Rechnung

Für die Verarbeitung von e-Rechnungen wird die Identifikation des Kreditors bzw. Lieferanten sowie die Zuordnung zu den internen Nummern im Kreditoren- oder Lieferantenstamm durch die folgenden Merkmale ermöglicht: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN und Steuernummer.

Diese Informationen stammen aus den CLARC-Systemtabellen für Kreditoren (cc_xcontrol_creditors). Um sicherzustellen, dass Kreditoren korrekt gefunden werden können, ist eine Anpassung der Ressource erforderlich, welche die Verbindung zur Datenbank verwaltet.

Patches

Das Einspielen des e-Rechnung-Patches überschreibt die Ressource, falls das eInvoice nicht umbenannt worden ist daher muss diese erneut angepasst werden.

Die Ressource, die den Verbindungsstring zur Datenbank enthält, ist entscheidend. Der Verbindungsstring kann mithilfe der Tools der CLARC-Oberfläche (UI) erstellt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Einstellungen in den Beispiel Screenshots lediglich als Vorlage dienen, insbesondere für Verbindungen mit Microsoft SQL-Servern oder Microsoft SQL-Express-Datenbanken.

Es ist wichtig, den passenden Datenbank-Provider für die eigene Umgebung auszuwählen.

Einrichtung ZUGFeRD Standard

Die Einrichtung des ZUGFeRD Moduls erfolgt über das eInvoice-Skript, welches im C4 unter folgendem Pfad abgelegt ist:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

Expertenmodus

Ein aktivierter Expertenmodus wird für die Konfiguration empfohlen, ist aber nicht zwingend erforderlich.
Die Konfiguration kann auch über den UI-Dialog des Skripts unter dem Reiter Resources erfolgen.

Folgende Ressourcen steuern die Erkennung und Verarbeitung der ZUGFeRD Rechnungen:

Das Customizing bzw. die Anpassungen können auch ohne aktive Lizenz vorgenommen werden. Es erfolgt aber eine Überprüfung bei Erkennung einer ZUGFeRD-Rechnung, ob das Modul aktiv ist. Dies wird dann entsprechend in den Logfiles des CLARC WARP vermerkt, eine Verarbeitung als e-Rechnung erfolgt aber nicht. Die Rechnung würde als normales PDF über die OCR-Engine verarbeitet werden.

Es gibt zwei Ressourcen, welche angepasst werden müssen, um das Modul in der Grundkonfiguration einzurichten.

Export

Im Auslieferungszustand ist der EDocumentExporter hinterlegt, es wird empfohlen, diesen durch einen eigenen Exportdienst zu ersetzen, um die Update-Sicherheit zu gewährleisten.

Modul aktivieren: Die Ressource ZuGFeRD_Active aktiviert das Modul für ZuGFeRD.

Exportservice einrichten: Unter ZuGFeRD_ExportService wird dann der entsprechende Exportservice angegeben, über den die erkannten ZuGFeRD Rechnungen ins Folgesystem übertragen werden.

Exportservice

Es besteht auch die Möglichkeit ein Exportschema anstelle eines Exportservices zu benutzen. Um doppelte Rechnungen in den Folgesystemen oder andere Fehler bei der Verarbeitung der E-Rechnung zu vermeiden, muss hier gewährleistet sein nur eine der beiden Optionen zu verwenden. Es erfolgt hier keine Absicherung/Prüfung durch den C4-Konfigurationsmanager.

Beispiel Konfiguration:

Exportservice

Der / (Slash) vor dem Exportservice muss eingetragen sein, sonst wird der Exportservice nicht vom System erkannt

Erwartet das Folgesystem ein anderes Format als das Original-XML oder das PDF-Stellvertreterdokument, so muss über die Ressource ZUGFeRD_ConversionScheme das Konvertierungsschema angegeben werden, das in das gewünschte Zielformat konvertiert.

Nach der Anpassung sollte das C4 aktualisiert werden. Ein Neustart des CLARC WARP Daemon ist ebenfalls empfehlenswert, falls neue Exportservices oder Schemas angelegt worden sind. Danach ist das ZuGFeRD-Modul aktiv und sendet bei Erkennung von ZuGFeRD Rechnungen diese entsprechend ohne manuelle Validierung im Standard automatisch ins Folgesystem.

Die Verarbeitung und das Logging wird über den CLARC WARP Daemon, gesteuert, bei der Fehleranalyse prüfen Sie bitte dort nach.

Einrichtung von XRechnung

Die Einrichtung des XRechnung Moduls erfolgt über das eInvoice-Skript, welches im C4-Configuration-Center unter folgendem Pfad abgelegt ist:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

Folgende Ressourcen steuern die Erkennung und Verarbeitung der XRechnungen:

Das Customizing bzw. die Anpassungen können auch ohne aktive Lizenz vorgenommen werden. Es erfolgt aber eine Überprüfung bei Erkennung einer XRechnung, ob das Modul aktiv ist.

Dies wird dann entsprechend in den Logfiles des CLARC WARP vermerkt, eine Verarbeitung als e-Rechnung erfolgt aber nicht. Die XRechnung würde ohne aktive Lizenz nicht verarbeitet werden und je nach Konfiguration in die Klärungsfällen oder gestoppt in der Queue des Systems landen.

Es gibt zwei Ressourcen, welche angepasst werden müssen, um das Modul in der Grundkonfiguration einzurichten:

Export

Im Auslieferungszustand ist der EDocumentExporter hinterlegt, es wird empfohlen, diesen durch einen eigenen Exportdienst zu ersetzen, um die Update-Sicherheit zu gewährleisten.

Modul aktivieren: Die Ressource XRechnung_Active aktiviert das Modul für XRechnungen.

Exportservice einrichten: Unter XRechnung_ExportService wird dann der entsprechende Exportservice angegeben, über den die erkannten XRechnungen ins Folgesystem übertragen werden.

Exportservice

Es besteht auch die Möglichkeit ein Exportschema anstelle eines Exportservices zu benutzen. Um doppelte Rechnungen in den Folgesystemen oder andere Fehler bei der Verarbeitung der E-Rechnung zu vermeiden, muss hier gewährleistet sein nur eine der beiden Optionen zu verwenden. Es erfolgt hier keine Absicherung/Prüfung durch den C4-Konfigurationsmanager.

Beispiel Konfiguration:

Exportservice

Der / (Slash) vor dem Exportservice muss eingetragen sein, sonst wird der Exportservice nicht vom System erkannt

Erwartet das Folgesystem ein anderes Format als das Original-XML oder das PDF-Stellvertreterdokument, so muss über die Ressource xRechnung_ConversionScheme das Konvertierungsschema angegeben werden, das in das gewünschte Zielformat konvertiert.

Nach der Anpassung sollte das C4 aktualisiert werden. Ein Neustart des CLARC WARP Daemon ist ebenfalls empfehlenswert, falls neue Exportservices oder Schemas angelegt worden sind. Danach ist das XRechnungs-Modul aktiv und sendet bei Erkennung von XRechnungen diese entsprechend ohne manuelle Validierung im Standard automatisch ins Folgesystem.

Die Verarbeitung und das Logging wird über den CLARC WARP Daemon, gesteuert, bei der Fehleranalyse prüfen Sie bitte dort nach.

Einrichtung XRechnung Look-A-Like

Für die Erstellung des Look-A-Like PDFs, d.h. das Stellvertreterdokument für das Original-XML einer XRechnung wird die LaTeX-Technologie verwendet.

Die verwendete LaTeX-Version/Installation muss separat über das CTO-Downloadportal auf dem System heruntergeladen werden.

LaTeX

Eine eigene LaTeX Installation, abweichend von dem bereitgestellten Paket wird nicht unterstützt!

Die Einrichtung des Look-A-Like Modules umfasst zwei Abschnitte, auf der einen Seite die Einstellungen im C4 und auf der anderen Seite die Einstellungen außerhalb für das LaTeX Paket.

Konfiguration im C4

Die Einrichtung des Look-A-Like Moduls erfolgt über das eInvoice-Skript, welches im C4 unter folgendem Pfad abgelegt ist:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

Um das Look-A-Like für die XRechnung zu generieren, müssen folgende Ressourcen angepasst werden:

Aktivierung des Look-A-Like Moduls

IncludeLookALikeDocument muss von FALSE auf TRUE geändert werden, damit das Look-A-Like Modul aktiv ist

Pfad für die LaTeX Installation angeben

LaTexSubFolder muss angepasst werden. Der Pfad der LaTeX-Installation ist relativ zur CLARC Enterprise Installation, es darf hier also nicht der absolute Pfad angegeben werden. Die Bezeichnung des Pfades kann individuell erfolgen, es wird jedoch empfohlen, die folgende Angabe zu verwenden, um eine einheitliche Lösung zu gewährleisten.

sys\CLARC_EINVOICE_LOOKALIKE

Konfiguration der LaTeX-Installation

Das LaTeX-Paket muss entsprechend nach dem Download abgelegt werden.

Die Struktur der Ordner müssen Sie selbst einrichten, richten Sie den Pfad im CLARC Installationsverzeichnis gleichwertig zu der Einstellung der Ressource des LaTeX Pfades im eInvoice-Skript ein.

Das Paket umfasst folgende Dateien/Ordner, diese gilt es nach dem ablegen auf Vollständigkeit zu prüfen:

Um die Einrichtung der LaTeX-Installation abzuschließen, müssen Sie die Datei system.json im Ordner des LaTeX-Pakets anpassen.

Tipp

Dazu kann ein Texteditor wie z.B. Notepad++ verwendet werden.

Anpassung des absoluten Pfades für das Attribut “Binary”

Hier muss der absolute Pfad entsprechend angepasst werden, es reicht hier den Pfad bis zum Ordner des LaTeX-Pakets anzupassen.

"<CLARC Installation + Ordner LaTeX Pakets im CLARC Verzeichnis>\\miktex-portable\\texmfs\\install\\miktex\\bin\\x64\\lualatex.exe"

Pfad

Der Pfad kann nicht aus dem Windows Explorer 1:1 kopiert und eingefügt werden, die Backslashes ( \ ) müssen entsprechend als solche markiert werden, damit diese richtig erkannt werden.
In JSON ist der einfach Backslash ein geschütztes Symbol, es muss hier pro \ ein weiteres \ davorgestellt werden.

E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk

Ab CLARC Enterprise Version 5.6.X bieten wir zusätzlich die Anbindung von e-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk an.

In diesem Fall werden die benötigten Daten über einen Webservice direkt aus dem PEPPOL-Netzwerk bezogen, wodurch ein effizienter und automatisierter Zugriff auf die Informationen ermöglicht wird.

Für detaillierte Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Key Account Manager oder Partner Account Manager.

Peppol Netzwerk

Die Anbindung des PEPPOL-Netzwerks ist nicht über die CLARC e-Rechnungs-Lizenz abgedeckt und muss separat lizensiert werden.

Customizing Optionen für ZUGFeRD und XRechnung

Umgang mit eingebetteten Anhängen (embedded Attachments)

E-Rechnungen können im jeweiligen XML zugehörige Dokumente enthalten. Damit diese ins Folgesystem, vor allem im SAP-Umfeld übertragen werden muss eine Ressource im Skript eInvoice_Merge aktiviert werden.

Das Skript findet sich unterfolgendem Pfad:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice_Merge

Dort ist die Ressource Resource MergePDF auf True zu setzen, ansonsten können eingebettete Anhänge nicht in manche Folgesysteme übertragen werden. Wir empfehlen daher diese Option immer zu aktivieren.

Die Original PDF und alle eingebettete Anhänge werden dann zu einer großen PDF zusammengefasst, wodurch auch die Rechnungsprüfung oder Ansicht im Folgesystem komfortabler wird.

Pfad

Sollte sich der Pfad der CLARC Installation nicht auf D:\ befinden, muss die Ressource EMLPath im eInvoice_Merge angepasst und gleichwertig sein wie die aus dem eInvoice-Skript. Dort wird die zusammengefasste PDF erstellt und vom System für die Weitergabe erwartet.

Nicht eingebettete Anhänge verarbeiten

Wenn E-Mails zusätzliche Anhänge enthalten, die nicht nur über die originale EML-Datei abrufbar sein sollen, muss die Ressource SaveAttachments aktiviert werden.

Diese Ressource ist standardmäßig aktiviert.

Mit der Aktivierung werden zusätzlich alle Anhänge automatisch in eine ZIP-Datei gepackt, sodass sie in den Folgesystemen abgelegt und weiterverarbeitet werden können.

Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen sowohl das Folgesystem als auch der entsprechende Exportservice in der Lage sein, die ZIP-Datei zu verarbeiten.

Das Folgesystem und natürlich der Exportservice müssen beide die ZIP-Datei verarbeiten können um diese Funktion zu nutzen.

Zusätzlich muss im eInvoice_Merge Skript die Ressource KeepZip aktiviert werden, welche im Standard deaktiviert ist.

Das Skript findet sich unterfolgendem Pfad:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice_Merge

Automatisches Zusammenfassen von Positionen

Es besteht die Möglichkeit, die Funktion aus der Validierung des Add-Ins “BasePos” automatisch für alle e-Rechnungen, d.h. für ZUGFeRD und XRechnungen zu aktivieren.

Der Standard sieht derzeit keine Möglichkeit vor, dies nur für XRechnungen oder nur für ZUGFeRD-Rechnungen zu aktivieren. Sollten Sie diese Anforderung benötigen, müssten Sie das als Feature Request einsteuern.

Das Attribute gruppiert alle Positionen aus der e-Rechnung, anhand des in der Position hinterlegten Steuersatzes und erstellt pro einzigartigem Steuersatz eine eigene Position, wo die gruppierten Werte aufsummiert werden. Die Gruppierung kann abhängig über die erkannte Belegart zusätzlich gesteuert werden. Diese Einstellung sollten jedoch mit dem Kunden abgestimmt werden.

Belegart

Bei der Auslieferung ist das Attribute für alle Rechnungen ohne Bestellbezug im Standard aktiv. Bei Rechnungen mit Bestellbezug ist eine Zusammenfassung nicht zu empfehlen. Dadurch können verschiedene Bestellnummern pro Position verloren gehen. Sollte die Funktion nicht benötigt werden, so kann das Feld geleert werden, dadurch ist die Funktion deaktiviert.

Belegart
RO	Rechnungen ohne Bestellbezug
GO	Gutschriften ohne Bestellbezug
RM	Rechnungen mit Bestellbezug
GM	Gutschriften mit Bestellbezug

Umgang mit alten oder nicht mehr zulässigen e-Rechnungsformaten

Wir bieten die Möglichkeit alte Formate wie z.B. ZUGFeRD Version 1.0 nicht zu verarbeiten bzw. nicht zu akzeptieren.

Die Steuerung erfolgt über das Attribut Resource AllowLegacyFormats, das Attribute ist im Standard aktiviert.

Wir sprechen hier die Empfehlung aus auch alte Formate zu akzeptieren und die Ressource zu aktivieren.

Diese Rechnungen werden dann entsprechend der Konfiguration der Clearing-Aktion im eInvoice-Skript behandelt.

ClearingAction

Die Klärungsfälle werden über das eInvoice-Skript gesteuert, hier ist das Attribute ClearingAction zuständig Es sind folgende Einstellungen möglich:

DELETE → Der Vorgang wird gelöscht.
KEEP → Der Vorgang verbleibt in der Verarbeitungsqueue.
EMAIL → Der Vorgang wird via E-Mail zur Prüfung an eine entsprechende Klärungsstelle weitergeleitet.

Was gilt als altes oder nicht zulässiges Format?

Das Schreiben des deutschen Bundesfinanzministeriums vom 15.10.2024 hat hier genau definiert, welche Formate die Anforderungen zum 01.01.2025 erfüllen.

Zusammengefasst:

Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) entsprechen der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU. Diese Formate erfüllen ab dem 1. Januar 2025 die neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen für E-Rechnungen.
Es können auch andere europäische Rechnungsformate verwendet werden, solange sie der genannten Norm entsprechen, z. B. Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing. Welches elektronische Format genutzt wird, ist eine zivilrechtliche Entscheidung und liegt bei den Vertragsparteien.

Die genaue Beschreibung der Anforderungen können Sie selbst gerne unter folgendem Link nachlesen.

E-Rechnungen in CLARC xControl manuell validieren

Im Standardprozess des e-Rechnungsworkflows werden die Rechnungen direkt in das Folgesystem übertragen. Alternativ besteht die Möglichkeit, e-Rechnungen vor der Weiterleitung ins Folgesystem durch Validierungsrechnungen in den regulären Rechnungsworkflow einzuschleusen.

Auf diese Weise können die Rechnungen von einer Fachkraft vorab, wie gewohnt geprüft werden.

Die Ressourcen ValidationRules_XRechnung und ValidationRules_ZUGFeRD müssen entsprechend gepflegt sein, für XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen existiert jeweils eine eigene Ressource im eInvoice-Skript.

Die Validierungsregeln unterstützen folgenden Funktionsumfang und Beschränkungen. Über die Zuordnungsregeln kann ein Dokument einem spezifischen Validierungsstapel zugeordnet werden.

Zuordnungsregeln

Über die Zuordnungsregeln kann ein Dokument einem spezifischen Validierungsstapel zugeordnet werden.

Die Liste kann wie folgt aufgebaut sein:

Feldname1=Feldinhalt1=Validierungsstapel1
Feldname1=Feldinhalt2=Validierungsstapel2
Feldname2=Feldinhalt1=Validierungsstapel3

Beispiel 1: Zuordnung 1:1

h_companycode=0100=/xControl/ExampleAG/CC_0100
h_companycode=0200=/xControl/ExampleAG/CC_0200

Beispiel 2: Gleichmäßige Zuordnung

Feldname1=Feldinhalt1=Validierungsstapel1|Validierungsstapel2|Validierungsstapel3

Übertragung in Folgesysteme

Damit eine Übertragung in das jeweilige Folgesystem gewährleistet ist, muss der entsprechende Exportservice korrekt hinterlegt werden. In den meisten Fällen können die bereits vor konfigurierten Exportservices ohne zusätzliche Anpassungen direkt genutzt werden.

Abweichungen können jedoch auftreten, insbesondere wenn es um die Archivierung von XML-Dokumenten im Zusammenhang mit XRechnungen oder um das Mapping von Daten aus dem e-Rechnungsformat auf das Zielsystem geht.

Diese Abweichungen sind stark von den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Kunden und des Systems abhängig und werden daher in dieser Dokumentation nicht detailliert beschrieben.

Verschiedene Szenarien beim e-Rechnungseingang

Folgende Szenarien beim Eingang einer e-Rechnung über ein Mailpostfach unterstützen wir.

Szenario 1: E-Mail mit 1-n Rechnungs-PDF's

Die E-Mail enthält eine oder mehrere Rechnungs-PDF, welche ein hybrides e-Rechnungsformat(ZUGFeRD) oder eine non-e-Rechnungs-PDF sein kann.

Jedes PDF wird als eigene Rechnung verarbeitet.

Szenario 2: E-Mail mit einem Rechnungs-PDF und n Anlagen

Die E-Mail enthält eine Rechnungs-PDF, welche ein hybrides e-Rechnungsformat(ZUGFeRD) oder eine non-e-Rechnungs-PDF sein kann.

Embedded Anhänge in der XML, wenn vorhanden werden ausgelesen und an den Vorgang angehängt.

Szenario 3: E-Mail mit einem XML und 0-n Anlagen

Die E-Mail enthält eine e-Rechnungs-XML ohne begleitendes Dokument, wie z.B. XRechnung und kein oder mehrere Anhänge.

Embedded Anhänge in der XML, wenn vorhanden werden ausgelesen und an den Vorgang angehängt.

Für die Rechnung wird ein eigenes Look-A-Like Dokument erzeugt, falls das Modul lizensiert ist.

Szenario 4: E-Mail mit 1-n XML

Die E-Mail enthält nur eine oder mehrere e-Rechnungs-XML ohne begleitendes Dokument, wie z.B. XRechnung.

Embedded Anhänge in der XML, wenn vorhanden werden ausgelesen und an den entsprechenden Vorgang angehängt.

Jedes XML wird als eigene Rechnung verarbeitet.

Für jede Rechnung wird ein eigenes Look-A-Like Dokument erzeugt, falls das Modul lizensiert ist.

Szenario 5: E-Mail mit einem XML und einem PDF

Die E-Mail enthält nur eine eRechnungs-XML, wie z.B. XRechnung und eine nicht eRechnungs-PDF.

Die PDF wird in diesem Szenario bei xRechnung als Stellvertreterdokument deklariert.

Embedded Anhänge in der XML, wenn vorhanden werden ausgelesen und an den entsprechenden Vorgang angehängt.

Szenario 6: E-Mail mit einer hybriden e-Rechnungs-PDF

Die E-Mail enthält nur eine hybride eRechnungs-PDF, diese kann als XML embedded ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung sein.

Es wird kein Look-A-Like generiert.

Embedded Anhänge in der XML, wenn vorhanden werden ausgelesen und an den entsprechenden Vorgang angehängt.

Szenario 6: Mein Szenario ist nicht aufgeführt

Sollte eines der Szenarien nicht zu 100 % eindeutig zutreffen, wird die betreffende E-Mail zur weiteren Klärung an die Clearing-Adresse weitergeleitet.

Einzelne Rechnungen werden nicht isoliert bearbeitet.

Das bedeutet, dass entweder die gesamte E-Mail als korrekt angesehen wird, oder es wird keine Verarbeitung vorgenommen.

In Fällen, in denen Unklarheiten bestehen, erfolgt die Prüfung und Klärung auf Basis der gesamten E-Mail, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig berücksichtigt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass die gesamte eingehende E-Mail an die Clearing-Stelle übermittelt wird.

Namensräume in E-Rechnungsformaten

Zur eindeutigen Identifizierung werden so genannte Namensräume für die XML-Tags verwendet. Derzeit werden folgende Namensräume unterstützt:

rsm für urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100
ram für urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100
udt für urn:un:unece:uncefact:data:standard:QualifiedDataType:10
qdt für urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100
xs für http://www.w3.org/2001/XMLSchema

Diese Namespaces werden für die Verwendung bestimmter Datenpakete gemäß UN/CEFACT-Naming-and-Design-Rules-V2_1.pdf empfohlen und sollten verwendet werden, um eine vollständige Konformität mit den Regeln zu erreichen.

Namespaces

Die Verwendung anderer Namespaces ist nicht ausdrücklich verboten, jedoch ist dies keine Garantie für die Konformität mit den ZUGFeRD-Regeln und -Standards.

Ein Mischen der Namensräume (mehrere Standards unter einem Kürzel) wird nicht unterstützt und kann dazu führen, dass nicht alle Informationen ausgelesen werden können.

Der CLARC Warp Daemon unterstützt in den Versionen 5.6.X, 5.7.X und 5.8 die angegebenen Namensräume.

FAQ und Fehlerbehandlung

Kreditor/Lieferant nicht erkannt | Kreditor-/Lieferantennummer ist 0

Die Identifikation des Kreditors bzw. des Lieferanten und die Zuordnung zu den internen Nummern im Kreditoren- bzw. Lieferantenstamm erfolgt anhand der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der IBAN und der Steuernummer.

Kann kein eindeutiger Kreditor ermittelt werden, wird die Kreditoren-/Lieferantennummer auf "000000" gesetzt, und im Feld h_sinfo_release wird der Hinweis „Kreditor konnte nicht ermittelt werden“ eingetragen.

Dieses Feld h_sinfo_release ist das Kommentartextfeld in der Validierung.

Die Rechnung wird weiterhin in das Folgesystem übertragen.

Mit einer entsprechenden Validierungsregel könnten diese e-Rechnungen jedoch auch an die Validierung weitergeleitet werden.

E- Rechnungen wird nicht korrekt/vollständig ausgelesen | Nicht als e-Rechnung erkannt

Bitte prüfen Sie die XML der e-Rechnung auf:

Version oder Format der eRechnungen aktiv von CLARC Enterprise unterstützt?
Namespace im XML der eRechnung unterstützt?
Feldbezeichnung korrekt?
Mapping des XML-Tags unterstützt von CLARC Enterprise?

Version

Sollte die e-Rechnung eine ZUGFeRD Version 1.0 sein, so unterstützen wir zwar die Verarbeitung aber nur im damaligen Standard. Eine Anpassung der Erkennung für veraltete Formate ist nicht über Wartung gedeckt und muss gesondert kundenspezifisch beauftragt werden.

Sie können die Liste der unterstützen Felder in der entsprechenden CLARC Enterprise Dokumentation nachlesen:

CLARC XCONTROL INVOICE Feldschema 5.6

CLARC XCONTROL INVOICE Feldschema 5.7

Sollten bestimmte Felder nicht ausgelesen werden, welche für Sie relevant sind, treten Sie bitte entweder im laufenden Projekt für die Einrichtung von e-Rechnungen an ihren Berater, die Supporthotline oder ihren Partner Account Manager heran.

Look-A-Like wird nicht erzeugt

Die Generierung des Look-A-Like kann entweder über die Kommandozeile oder PowerShell manuell debuggt werden.

Navigieren Sie dazu entweder direkt in der Kommandozeile/PowerShell-Konsole oder über den Windows Explorer zum Ordner, in dem die LaTeX-Installation abgelegt ist.

Je nach Berechtigungen auf dem System, ist es möglich das die Kommandozeile oder das PowerShell-Fenster als Administrator gestartet werden muss. Es wird eine Datei erstellt, dafür werden z.B. unter C:/ Administratorberechtigungen benötigt.

Falls die Einrichtung gemäß der Anleitung durchgeführt wurde, können Sie den entsprechenden Pfad im Abschnitt Einrichtung XRechnung Look-A-Like nachlesen.

Kleiner Trick für Windows Explorer:

Halten Sie die “Shift“-Taste gedrückt und führen Sie einen rechten Mausklick im LaTeX-Ordner aus. Wählen Sie dort die Option:, “PowerShell-Fenster hier öffnen“, dann müssen Sie nicht selbst navigieren.

In dem/der Kommandozeile/PowerShell-Konsole fügen Sie folgenden Befehl ein.

Ersetzen Sie hier entsprechend die Werte in den <> Klammern, mit ihren Daten:

.\ccipdfgenerator.exe 
--x=<Pfad der XRechnung-XML-Datei>.xml 
--t=<Absoluter Pfad zum LaTeX-Order>\data\templates\latex\invoice.tex 
--p=<Nur Name der Zieldatei oder Absoluter Pfad zur Ablage>.pdf

Führen Sie den Befehl danach aus, entweder wird direkt in der Kommandozeile/PowerShell-Konsole eine entsprechende Meldung ausgegeben oder es wird ein ausführliches Logfile im gleichen Order “Log“ abgelegt.

Entweder Sie führen eine eigene Fehlersuche durch oder gehen im laufenden Projekt auf den Berater oder alternativ an den entsprechenden Support zu.

Browser nicht unterstützt