CLARC Infinity – Privacy Policy (Datenschutzrichtlinie)

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie personenbezogene Daten innerhalb der CLARC Infinity Plattform verarbeitet werden, welche Verantwortlichkeiten bestehen und welche Rechte betroffene Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben.

Die Richtlinie gilt für alle Nutzer der Plattform sowie für alle Module, Dienste und Integrationen innerhalb von CLARC Infinity.

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das Unternehmen, das die CLARC Infinity Plattform betreibt oder lizenziert.
CLARC Infinity wird als:

• Cloud-Lösung (SaaS)

• Hybrid-Cloud-Lösung

• On-Premises-Installation

betrieben.
Der jeweilige Mandant (Tenant) ist datenschutzrechtlich für die Inhalte und verarbeiteten Daten verantwortlich.
Der Plattformbetreiber agiert – je nach Modell – als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

2. Arten der verarbeiteten Daten

CLARC Infinity verarbeitet ausschließlich Daten, die zur Erfüllung der jeweiligen Geschäftsprozesse des Kunden erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere:

2.1 Nutzungs- und Zugriffsdaten

• Benutzerkonten und Rollen

• Anmeldeinformationen (z. B. Zeitpunkte, technische Metadaten)

• Protokoll- und Log-Daten zu Systemaktionen

2.2 Inhaltsdaten (geschäftliche Dokumente)

• Rechnungen, Aufträge, Verträge, Lieferscheine, Dokumente aller Art

• Extraktions- und Validierungsdaten (metadatenbasiert)

• Klassifizierungsinformationen

2.3 Kommunikationsdaten

• E-Mail-Adressen und Absenderinformationen für Versand oder Workflows

• Protokolle für Systembenachrichtigungen

2.4 System- und Integrationsdaten

• Daten für ERP-, DMS- oder Archiv-Anbindungen

• Verbindungsdaten zu On-Premises-Systemen im Rahmen des Cloud Connector

Es werden keine Daten zu Werbezwecken verarbeitet.

3. Zweck der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung dient ausschließlich folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der CLARC Infinity Funktionen

• Verarbeitung und Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente

• Durchführung automatisierter Workflows, Extraktion und Klassifikation

• Benutzerverwaltung, Rollen- und Berechtigungsprüfung

• Fehlerdiagnose und Betriebssicherheit

• Erfüllung gesetzlicher Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten (je nach Kundensystem)

Ein weitergehender Einsatz erfolgt nicht.

4. Rechtliche Grundlagen (DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (z. B. Stabilität, Sicherheit, Protokollierung)

• Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung (bei Cloud-/Hybridbetrieb)

5. Datenverarbeitung in der Cloud, Hybrid-Cloud und On-Premises

CLARC Infinity wird ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben.
Dies umfasst:

• Microsoft Azure (EU-Regionen)

• alternative europäische Hyperscaler

• optional selbst gehostete KI-Cluster

• On-Premises-Systeme beim Kunden

Zero-Trust Architektur

Die Plattform implementiert moderne Sicherheitsgrundsätze:

• strikte Mandantentrennung

• Verschlüsselung von Daten in Transit (TLS) und at Rest

• rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC)

• revisionssichere Logging-Mechanismen

• keinerlei interner Zugriff ohne explizite Berechtigung

6. Weitergabe und Übermittlung von Daten

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer:

• wenn dies für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist (z. B. E-Mail-Provider, Archivsysteme)

• wenn der Kunde dies explizit beauftragt

• wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Eine Übermittlung in Nicht-EU-Staaten findet nicht statt.

7. Speicher- und Aufbewahrungsfristen

Die Speicherdauer hängt vom jeweiligen Mandantenkontext ab:

• Dokumente können bis zu gesetzlichen Fristen (z. B. 10–11 Jahre) archiviert werden

• Technische Protokolle werden nach internen oder kundenseitig definierten Fristen gelöscht

• Benutzer- und Systemdaten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind

Der Mandant kann eigene Aufbewahrungsrichtlinien definieren.

8. Rechte betroffener Personen

Nutzer und betroffene Personen haben folgende Rechte nach DSGVO:

• Auskunft (Art. 15)

• Berichtigung (Art. 16)

• Löschung / Recht auf Vergessenwerden (Art. 17)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20)

• Widerspruch (Art. 21)

Die Erfüllung erfolgt über den jeweiligen Mandanten, da dieser für die Inhalte verantwortlich ist.

9. Sicherheit & Datenschutzmaßnahmen

Die Plattform nutzt modernste Sicherheitsverfahren:

• Mandantenisolierung auf Datenbank- und Prozessebene

• sichere Konfigurationen für Cloud Connector und On-Premises-Integrationen

• automatisierte Sicherheitsupdates und Patch-Level-Management

• kontinuierliche Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse

• KI-Modelle werden ausschließlich auf eigenen, DSGVO-konformen Systemen betrieben

10. Kontakt

Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen des jeweiligen Mandanten oder den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens.
Bei technischen Fragen zur Plattform steht der CLARC Support zur Verfügung.

11. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Diese Privacy Policy kann bei Bedarf aktualisiert werden, um technische, gesetzliche oder organisatorische Änderungen abzubilden.
Die jeweils aktuelle Version wird innerhalb der CLARC Infinity Dokumentation bereitgestellt.