CLARC Infinity – Terms of Use (Nutzungsbedingungen)

Diese Nutzungsbedingungen regeln den Zugang und die Nutzung der CLARC Infinity Plattform, einschließlich aller Module, Dienste, Integrationen, Schnittstellen sowie optionaler On-Premises-Komponenten. Durch den Zugriff auf die Plattform oder deren Nutzung akzeptieren die Benutzer und der Mandant (Tenant) diese Nutzungsbedingungen in ihrer jeweils gültigen Fassung.

1. Geltungsbereich

Die folgenden Bedingungen gelten für:

• alle Benutzerkonten und Rollen innerhalb eines Mandanten

• alle cloudbasierten, hybriden oder lokal installierten Komponenten

• sämtliche Module wie ECM, BPM, BPI, Capture, Billing, Workflow, Document Hub usw.

• alle mit der Plattform verbundenen Dienste, APIs und Konnektoren

Diese Terms of Use gelten zwischen dem Plattformanbieter und dem jeweiligen Mandanten, der die Dienste nutzt oder seinen Benutzern bereitstellt.

2. Benutzerkonten und Zugang

2.1 Benutzerregistrierung

Der Zugang zur Plattform setzt ein gültiges Benutzerkonto voraus, das durch den Mandanten oder über entsprechende Self-Service-Mechanismen bereitgestellt wird.

2.2 Vertraulichkeit der Zugangsdaten

Benutzer sind verpflichtet:

• Zugangsdaten sicher aufzubewahren

• diese nicht an Dritte weiterzugeben

• im Verdachtsfall eines Missbrauchs den Administrator unverzüglich zu informieren

Der Mandant trägt die Verantwortung für alle Aktivitäten, die über seine Benutzerkonten erfolgen.

3. Zulässige Nutzung

Der Benutzer verpflichtet sich, die Plattform nur zu rechtmäßigen Zwecken und gemäß diesen Bedingungen zu nutzen. Untersagt sind insbesondere:

• Manipulation, Dekompilierung oder Reverse Engineering der Software

• Nutzung der Plattform für rechtswidrige oder schädliche Aktivitäten

• Umgehung von Sicherheitsmechanismen

• unautorisierte Zugriffe auf Systeme, Daten oder Integrationen

• das Einstellen oder Verarbeiten rechtswidriger Inhalte

Die Plattform darf ausschließlich im Rahmen des vorgesehenen Geschäftsbetriebs genutzt werden.

4. Verantwortlichkeiten des Mandanten

Der Mandant ist verantwortlich für:

• die inhaltliche Korrektheit aller verarbeiteten Dokumente und Daten

• die Einhaltung aller gesetzlichen Speicher- und Aufbewahrungsfristen

• die Verwaltung von Benutzerrechten und Rollen

• die Pflege der eigenen Infrastruktur bei On-Premises-Komponenten

• die Bereitstellung der Datenquellen (z. B. ERP-Systeme, E-Mail-Postfächer, Archive)

Die Plattform übernimmt keine Haftung für fehlerhafte oder unvollständige Daten, die durch den Mandanten geliefert oder in dessen Systemen erzeugt werden.

5. Verfügbarkeit und Betrieb

5.1 Cloudbetrieb

Der Anbieter stellt die Dienste in der Regel mit hoher Verfügbarkeit innerhalb europäischer Rechenzentren bereit.
Wartungsarbeiten können zu zeitweiligen Einschränkungen führen, werden jedoch im Voraus angekündigt, sofern möglich.

5.2 Hybrid- und On-Premises-Betrieb

Bei lokal betriebenen Komponenten (z. B. Cloud Connector, KI-Modelle oder Sync-Dienste) obliegt die Systemverfügbarkeit dem Mandanten.

6. Datenverarbeitung und Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Privacy Policy (Datenschutzrichtlinie) und unter Berücksichtigung der DSGVO.
Der Mandant bleibt Eigentümer aller Daten und trägt die rechtliche Verantwortung für deren Verarbeitung.

Bei Cloudbetrieb wird eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) geschlossen.

7. Integrationen und Drittanbieter-Dienste

Für Integrationen mit Systemen wie:

• SAP

• Microsoft 365 / Graph API

• E-Mail-Providern

• Archivsystemen (ArchiveLink, CMIS usw.)

• Peppol-Netzwerk

gilt, dass deren Betrieb, Verfügbarkeit und Konfiguration im Verantwortungsbereich des Mandanten bzw. des jeweiligen Drittanbieters liegen.

Die Plattform stellt lediglich die entsprechenden Schnittstellen zur Verfügung.

8. Servicepakete, Abrechnung und Lizenzierung

Die Nutzung von CLARC Infinity basiert auf:

• definierten Servicepaketen

• jährlicher Laufzeit

• automatischer Verlängerung

• monatlichen Nutzungsstatistiken

• jährlichem Abgleich mit den Vertragsvolumen

Es fallen keine Grundkosten außer den vertraglich vereinbarten Servicepaketen an.

Die lizenzierte Nutzung ist auf den vereinbarten Mandanten und Leistungsumfang beschränkt.

9. Geistiges Eigentum

Sämtliche Bestandteile der Plattform – einschließlich Software, Modelle, Skripte, Dokumentation und Oberflächen – sind geistiges Eigentum des Anbieters.

Dem Mandanten wird ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Nutzungsrecht im Rahmen des Vertrags gewährt.

Eine Weitergabe, Vermietung, Veräußerung oder Unterlizenzierung ist nicht gestattet.

10. Haftung

Die Haftung des Anbieters ist – soweit gesetzlich zulässig – beschränkt auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

Keine Haftung besteht für:

• Datenverluste durch fehlerhafte Kundensysteme

• Ausfälle durch Drittanbieter

• Schäden durch unsachgemäße Nutzung oder Eingriffe in das System

• wirtschaftliche Folgeschäden wie Gewinn- oder Umsatzverluste

11. Änderungen der Nutzungsbedingungen

Die Terms of Use können bei Bedarf aktualisiert werden, um technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen abzubilden.
Der Mandant wird rechtzeitig über wesentliche Änderungen informiert.

12. Kontakt

Für Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen oder zur Nutzung der Plattform steht der Support oder der zuständige Ansprechpartner des Anbieters zur Verfügung.