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CLARC Billing für SAP

CLARC Billing für SAP

Häufig gestellte Fragen zu CLARC Billing für SAP

Diese FAQ beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die elektronische Rechnungsstellung mit CLARC Billing in Verbindung mit SAP. Sie richtet sich an Berater, Administratoren und Anwender, die den Rechnungsprozess mit PDF- und XML-Formaten (z. B. ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung oder internationalen Standards) automatisieren möchten.

1. Erzeugung von XML und PDF

1.1 Wie wird die XML-Rechnung erzeugt? (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung usw.)

Die XML-Datei wird direkt aus dem SAP iDoc (z. B. INVOIC) generiert.
Sie basiert weder auf dem erzeugten PDF noch auf Datenbanktabellen.
Damit ist die XML-Erzeugung vollständig strukturiert, robust und unabhängig von Formularvarianten.

1.2 Wird das PDF weiterverwendet oder spielt es für die XML-Erzeugung eine Rolle?

Nein. Das PDF wird ausschließlich in SAP generiert und optional für den Versand verwendet.
Für die XML-Erzeugung werden ausschließlich die Daten aus dem iDoc verwendet.

1.3 Wird die XML in das PDF eingebettet (ZUGFeRD), oder werden PDF und XML getrennt erzeugt?

Beides ist möglich.
Ob PDF und XML getrennt oder als eingebettetes Dokument (z. B. PDF/A-3 mit eingebetteter XML) erzeugt werden, ist eine Einstellungssache und kann je Szenario definiert werden.

2. Archivierung und Ablage

2.1 Wo werden PDF und XML archiviert?

  • Das PDF wird beim SAP-Druckprozess direkt im SAP Content Server abgelegt.

  • Das XML kann anschließend automatisch oder manuell hinzuarchiviert und mit dem SAP-Beleg verknüpft werden.

2.2 Können PDF und XML vollständig im CLARC Archiv abgelegt werden?

Ja. CLARC kann die Archivierung komplett selbst übernehmen, ohne SAP-Archivierung.

2.3 Wie lange werden Rechnungen archiviert?

Die Aufbewahrungsdauer ist frei konfigurierbar.
In der Praxis orientiert sich die Archivierung an den gesetzlichen Vorgaben (in der Regel 10–11 Jahre).

3. SAP-Integration & technische Umsetzung

3.1 Wie integriert sich die Lösung in SAP?

Die Integration erfolgt über einen SAP-Transport, der alle benötigten Programme bereitstellt.
Anschließend erfolgt ein überschaubares Customizing in SAP.

3.2 Werden SAP-Standardobjekte verändert?

Nein. Die Lösung arbeitet ergänzend über:

  • iDocs

  • Enhancement Points

  • kundenseitiges Customizing

Der SAP-Standard bleibt unangetastet.

3.3 Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen SAP-Druckformular und CLARC XML-Erzeugung?

  • SAP erzeugt das PDF über das bestehende Druckformular.

  • CLARC liest die strukturierten Daten ausschließlich aus dem iDoc zur Erzeugung der XML.

Es besteht keine Abhängigkeit des XML vom SAP-Drucklayout.

3.4 Können automatisierte Anlagen (z. B. AGB, Lieferscheine, Leistungsnachweise) ergänzt werden?

Ja. Über definierte Enhancement Points in SAP können weitere Dokumente automatisiert ergänzt werden.

Zusätzlich können Anwender in der CLARC Webanwendung Anlagen manuell ergänzen.

4. Versandprozess

4.1 Wer versendet die Rechnung (PDF/XML) – SAP oder CLARC?

Der Versand der Rechnung wird vollständig durch CLARC übernommen.
CLARC steuert dabei den gesamten Prozess inkl. Generierung, Versand und optionaler Archivierung.

Der Versand kann erfolgen über:

  • ein kundenseitig bereitgestelltes Postfach, oder

  • direkt über CLARC (plattformseitiger Versanddienst)

Welche Variante genutzt wird, hängt vom Kundenszenario und den Compliance-Anforderungen ab.

4.2 Wie erfolgt die technische Zustellung?

Die Zustellung erfolgt als E-Mail mit:

  • PDF

  • XML (z. B. ZUGFeRD, XRechnung – je nach Konfiguration)

  • optional zusätzlichen Anlagen

Alle Anhänge werden aus dem Prozess heraus automatisiert zusammengestellt.

4.3 Wie werden Zustellfehler (Bounces) behandelt?

Das Verhalten bei E-Mail-Rückläufern hängt davon ab, wer das E-Mail-Postfach betreibt, über das die Rechnung versendet wird:

Wenn die E-Mail über ein eigenes Postfach versendet wird, werden Bounces direkt an dieses Postfach zurückgemeldet.

Damit können Rückläufer wie gewohnt über:

  • interne Prozesse

  • helpdesk- oder monitoringbasierte Abläufe

bearbeitet werden.

5. Unterstützte Formate

5.1 Welche elektronischen Rechnungsformate werden unterstützt?

CLARC Billing unterstützt die gängigen und weit verbreiteten E-Rechnungsformate:

  • ZUGFeRD

  • Factur-X

  • XRechnung

  • Peppol-basierte Formate

  • Internationale XML-Standards

Die genaue Liste ist flexibel, da gesetzliche Standards sich ändern.
CLARC wird kontinuierlich aktualisiert, um neue Vorgaben abzubilden.

6. Integration weiterer Systeme

6.1 Können andere ERP-Systeme außer SAP angebunden werden?

Ja. Über die offene OData-Schnittstelle können auch andere ERP-Systeme angebunden werden.

Dies ermöglicht hybride Szenarien und zentrale Billing-Prozesse unabhängig vom primären ERP.

7. Abrechnung & Nutzungsmodell

7.1 Wie wird das Billing-Modul abgerechnet?

Für das CLARC Billing-Modul fallen keine Grundkosten an.
Die Abrechnung erfolgt vollständig über Service-Pakete, die alle Leistungen abdecken.

Die wichtigsten Rahmenbedingungen:

  • Jährliche Laufzeit der Service-Pakete

  • Automatische Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr

  • Nutzungsstatistiken, damit Kunden jederzeit Transparenz über Volumen und Verbrauch erhalten

  • Jährlicher Abgleich der tatsächlichen Nutzung mit den vertraglichen Vereinbarungen

  • Kein verstecktes Grundentgelt – die Pakete decken alle relevanten Funktionen ab

8. Pflege der Business Partner & Formatsteuerung

8.1 Wo werden Versandformate und Einstellungen für Debitoren gepflegt?

Die Einstellungen für Versandformate und E-Billing-Verhalten werden in CLARC auf zwei Ebenen gepflegt:

8.1.1 Verkaufsorganisation (SalesOrg)

Hier werden die globale Standardkonfigurationen definiert, z. B.:

  • Standard-Versandformat (PDF, ZUGFeRD, XRechnung etc.)

  • Versandart:

    • manuell,

    • automatisch (scheduled) oder

    • sofort

  • Standard-E-Mail-Templates, getrennt nach Sprache (nur SalesOrg-Ebene)

  • Standardkommunikationskanäle

Diese Einstellungen dienen als Baseline für alle zugehörigen Debitoren.

8.1.2 Debitor / Business Partner

Auf Debitor-Ebene können die Einstellungen spezifisch überschrieben werden:

  • Individuelles Versandformat

  • Individuelle Versandart

  • E-Mail-Adresse

  • Abweichende Formatprofile

  • Präferenzen für PDF/XML-Kombinationen (falls zulässig)

E-Mail-Adressen werden dabei – sofern verfügbar – aus SAP übernommen, können in CLARC aber angepasst oder ergänzt werden.