Übersicht

In CLARC ENTERPRISE sind Heftungen mehrseitige Dokumente wie PDF oder TIFF, die einzelne und zusammengehörige Eingangsbelege zu virtuellen Mappen zusammenfassen. Bei dem automatischen Heftungsprozess werden Einzelseiten z.B. anhand von Barcodes zu Heftungen zusammengefasst und für die eigentliche Verarbeitung vorbereitet.

Die Erstellung von automatischen Heftungen in EWORK werden über vorgefertigte Recognition Skripte gesteuert, die im Standard mit ausgeliefert werden. Durch gewisse Konfigurationseinstellungen im C4 können die Skripte einfach in den Prozess mit integriert werden. Des Weiteren können die Recognition Skripte auch selbstständig an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Im Prinzip werden die Standardskripte insbesondere für die automatische Heftung von Dokumenten eingesetzt. Darüber hinaus ermöglichen Recognition Skripte auch die Durchführung von Userexits, die Zuweisung von OCR-Ergebnissen an die relevanten Felder sowie die Validierung und die Aussortierung von fehlerhaften Belegen, welche nicht geheftet werden konnten.

Im weiteren Verlauf des Beitrages werden speziell die Barcodeerkennungsfunktionen erläutert. Eine Barcodeerkennung ermöglicht z.B. eine automatische Dokumententrennung eines Dokumentenstapels beim Scanvorgang, die Zuordnung von Dokumenten oder liefert Zusatzinformationen, die weitere Automatisierungsverfahren auslösen. Über die Zusatzinformationen können z.B. Anhänge, die für den Extraktionsvorgang nicht relevant sind ermittelt und entsprechend gelöscht werden. Die Barcodeerkennung findet beispielsweise im Rechnungseingangsmanagement ihre Anwendung.

Folgende Recognition Skripte stehen im Standard zur Verfügung:

BarcodeOnFirstPage
BarcodeOnFirstPage_Merge
BarcodeOnLastPage
FixPageCount

Verwaltung

Die Recognition Skripte befinden sich im C4 unter folgenden Pfad:

/clarc/Scripts/Recognition/Default

Information

Bitte nehmen Sie in diesem Bereich keine Anpassungen oder Konfigurationen vor. Erstellen Sie eine Kopie der Skripte und nutzen Sie diese in Ihren Anwendungen.

BarcodeOnFirstPage (BOFP)

In dem BarcodeOnFirstPage Szenario können sich die Barcodes zum einen auf einer Nutzseite, aber auch auf einem der Trennblätter befinden. Im Unterschied zu den Trennblättern enthalten Nutzseiten, welche z.B. herkömmliche Rechnungen sein können, auch Nutzdaten. Während Trennblätter ausschließlich einen Barcode enthalten. Die Trennblätter können über einen Parameter „DeleteBarcodePage“ automatisch gelöscht werden.

Die Logik sucht in erster Linie nach möglichen Barcodes. Befindet sich ein Barcode auf einer Nutzseite, wird diese Einzelseite als die erste Seite der Heftung gekennzeichnet. Diese erste Seite wird solange mit weiteren Seiten angereichert bis eine erneute Nutzseite mit einem Barcode den Beginn einer neuen Heftung andeutet. Taucht ein Barcode auf einem Trennblatt auf, dann beginnt die Heftung ab dem Trennblatt. Der Heftung werden, dann weitere Seiten angehängt bis ein neues Trennblatt ermittelt wird.

BarcodeOnFirstPage_Merge (BOFP_M)

Im Unterschied zum BarcodeOnFirstPage wird hier zusätzlich noch die Barcodenummer für die Heftung herangezogen. Hierbei werden alle Dokumente mit dem selben Barcode und deren Folgeseiten (ohne Barcode) zu einer Heftung gebündelt. Diese Seiten müssen nicht hintereinander im Stapel stehen, weshalb man auch von einer zusammenführenden Heftung spricht.

BarcodeOnLastPage (BOLP)

In diesem Szenario können sich die Barcodes auf der letzten Nutzseite oder auf einem der Trennblätter befinden. Im Unterschied zu den Trennblättern enthalten Nutzseiten, welche z.B. herkömmliche Rechnungen sein können, auch Nutzdaten. Während Trennblätter ausschließlich einen Barcode enthalten. Die Trennblätter können über einen Parameter „DeleteBarcodePage“ automatisch gelöscht werden. Alle Seiten ohne einen Barcode werden solange verknüpft bis eine Nutzseite einen Barcode enthält und somit das Ende der Heftung andeutet. Das Trennblatt oder die Nutzseite befinden sich in dem Fall hinter den Nutzdaten.

FixPageCount (FPC)

Bei diesem Szenario führt das Skript eine feste Heftung durch. Hierbei wird immer eine bestimmte Anzahl an Seiten (aufeinanderfolgende) zu der Heftung hinzugefügt. Befinden sich beispielsweise zehn Dokumente in der Queue und es sollen immer fünf Dokumente zusammengeführt werden, dann werden zwei Heftungen erstellt.

C4 Einrichtungen

Scheme Konfiguration

/clarc/Schemes/Recognition

Um einen Recognition Scheme anlegen zu können wählen Sie im Kontextmenü Recognition Form > New Form aus und legen für das Schema einen Namen fest. Anschließend wählen Sie das zu verwendende Heftungsskript und das jeweilige Feldschema aus. Die Standardskripte stehen bereits zur Auswahl. Individuelle Heftungsskripte und das Feldschema müssen zuvor eingerichtet werden.

Über die Registerkarte Scheme können beliebige Erkennungszonen hinterlegt werden, die automatisch Inhalte erfassen und den entsprechenden Feldern zuweisen. Hierfür wählen Sie einfach die jeweilige Engine und das jeweilige Feld aus. Die Option "Complete page recognition" führt eine Erkennung auf der gesamten Seite durch. Darüber hinaus können Sie auch bestimmte Bereiche markieren, um die Genauigkeit der Erkennung zu gewährleisten.

Anwendungskonfiguration

Im Anschluss verknüpfen Sie noch, das Schema mit der jeweiligen Anwendung, in dem Sie das Scheme auswählen.

Parameter

Über die Parametrisierung können folgende Funktionen ausgeführt werden.

Informationen

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Parameter für die Skripte relevant sind.

Parameter	Datentyp	Beschreibung	BOFP	BOFP_M	BOLP	FPC
DeleteBarcodePage	BOOLEAN	Ist DeleteBarcodePage auf True, dann wird das entsprechende Trennblatt automatisch entfernt. Der Löschvorgang funktioniert, nur dann wenn kein Fehler in der Verarbeitung auftaucht. Tritt ein Fehler auf bleibt die Trennseite im Stapel oder wird samt Folgeseiten in den Rückstellungsbereich verschoben. Information Beachten Sie: Folgen mehrere Trennseiten ohne nachfolgende Seiten, dann werden diese automatisch gelöscht. Das bedeutet: Wenn ein Barcode auf der ersten Nutzseite auftaucht und das Dokument besteht ausschließlich aus dieser Seite, dann wird es ebenfalls aus dem System entfernt. Somit ist klar, dass der Parameter auf False zu setzen ist, wenn die Barcodes sich auf Nutzseiten und nicht auf reinen Trennblättern befinden.	X	X	X
ExecuteUserexits	BOOLEAN	Über ExecuteUserexit können entsprechende Userexits für alle Felder ausgeführt werden. Dennoch benötigen Userexits eine Benutzerinteraktion, wodurch die automatische Heftung unterbrochen werden kann.	X	X	X	X
HaltOnError	BOOLEAN	Ist der Parameter True, wird die Verarbeitung an der Stelle unterbrochen, an der der Fehler aufgetreten ist. Die zur Zeit des Fehlers in der Verarbeitung befindlichen Dokumente bleiben selektiert. Bei Folgendem Fehlverhalten kann ein Fehler auftreten: 1. Die Userexits haben einen Fehler produziert. 2. Die Heftung konnte nicht durchgeführt werden, weil z.B. Pflichtfelder nicht gefüllt sind. Wenn der Parameter auf False gesetzt ist, werden nachfolgende mögliche Heftungen einfach weiterbearbeitet.	X	X	X	X
MoveFailedDocsToReserve	BOOLEAN	Wenn MoveFailedDocsToReserve True ist, werden die Dokumente die nicht geheftet werden konnten automatisch in die Rückstellungen verschoben. Ist der Parameter auf False verbleiben die Dokumente im jeweiligen Stapel.	X	X	X
OnlyFirstFieldForSplit	BOOLEAN	Da es vorkommen kann, dass ein Feld für das Splitting über den Barcode und die anderen für die Erfassung von Textdaten verwendet werden, dann kann dieses Feld auf True gesetzt werden. In diesem Fall splittet das Skript sobald beim ersten Recognition-Field ein Wert erkannt wurde und die anderen Felder lässt er für das Zusammenfügen der Dateien unberücksichtigt. Ist der Wert False, dann werden alle Felder für das Heften verwendet.	X
AllWithoutFirstCummulate	BOOLEAN	Dieses Feld funktioniert ausschließlich, wenn OnlyFirstFieldForSplit auf True gesetzt ist. Findet die Recognition auf mehreren zusammengehörigen Seiten mehrere Werte dann werden diese durch einen Separator getrennt aufsummiert und in das zugewiesenen Feld geschrieben. Dies geschieht bei allen Recognitionfeldern mit Ausnahme des zur Heftung zugewiesenen Feldes das in BarcodeTackField hinterlegt wurde. Steht das Feld auf False, dann überschreibt jeder Wert der auf einer Seite gefunden wurde den vorherigen. Wurde auf einer Seite kein Wert gefunden, wird ein zuvor gefundener Wert nicht überschrieben.	X
RecoResultSeparator	BOOLEAN	Dieses Feld steht in Abhängigkeit von AllWithoutFirstCummulate und ordnet die ermittelten Werte pro Seite richtig zu. Nur wenn dieses auf True steht, werden die definierten Zeichen als Trenner für die Werte verwendet. Beispiel: 12222344,233333344,22222222 wird generiert, wenn der Trenner ein Komma ist.
PageVisibility	BOOLEAN	Standardmäßig wird immer die letzte Seite der Heftung im Arbeitsbereich angezeigt, wenn CLARC EWORK wegen einer Unterbrechung stoppt. Dieses verhalten kann mit diesem Parameter geändert werden. Folgende Werte sind möglich: 1. Last (Default): Die letzte Seite wird angezeigt 2. First: Die erste Seite der Heftung wird angezeigt	X		X	X
BarcodeTackField	BOOLEAN	Die Ressource gibt den Feldnamen an in dem der Barcode zum Zusammenfügen der Heftungen enthalten ist.		X
PageCount	BOOLEAN	PageCount gibt an, wie viele Seiten fix zu einem Dokument bzw. zu einer Heftung gehören. Mit anderen Worten über die Angabe einer natürlichen Zahl ohne Dezimalstellen, die angibt nach wie vielen Seiten die Heftung automatisch durchgeführt wird.				X
RecognitionFromModus	BOOLEAN	Standardmäßig werden die Recognitionwerte immer überschrieben somit wird der letzte gültige Wert je Heftung in das zugewiesene Feld übertragen. Folgende Modis gibt es: 1. LAST (Default): Der letzte Wert wird zugewiesen 2. FIRST: Der erste gefundene Wert wird zugewiesen die andern verworfen 3. CUMMULATE: Die Werte werden hintereinander weg geschrieben und mit " , " voneinander abgetrennt.				X
Silent	BOOLEAN	Hierüber wird der Silent-Modus für die Recognition Scripte aktiviert. Mit dieser Option kann die Verarbeitungsanimation der Images die während dem Heftungsprozess erscheint unterdrückt werden-sprich bei "SelectBlob" bliebt der Visible Parameter dabei auf False. Die Option ermöglicht eine deutlich höhere Performance bei der Heftung. Der Silent-Modus kann für alle Scripte verwendet werden.	X	X	X	X
FirstPageStartsWithoutBarcode	BOOLEAN	Wird der BATCH Server ohne eine EWORK Anwendung eingesetzt und auf den zu verarbeitenden Belegen sind keine Barcodes angebracht, dann werden diese Belege in die Rückstellung verschoben. Mit der Option "FirstPageStartsWithoutBarcode" kann man festlegen, ob ein Barcode auf der ersten Seite erwartet wird oder nicht. Befindet sich kein Barcode auf der ersten Seite, dann werden alle nachfolgenden Seiten zu einer Heftung zusammengeführt.	X

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