XCONTROL INVOICE Erfassungsmaske
Merve Yurdakul
Dennis Balzuweit
Inhalt
In der Erfassungsmaske werden die relevanten Informationen zu gescannten bzw. importierten Rechnungen validiert, korrigiert und erfasst. Die dafür erforderlichen Daten werden aus einem zuvor durchlaufenen OCR-Prozess gewonnen, womit die Daten vollständig oder teileweise erkannt wurden. Zu jedem Feld in der Erfassungsmaske ist ein Statusindikator links neben den Feldwerten vorhanden. Dieser signalisiert farblich den Zustand der Daten in den jeweiligen Feldern.
- GRÜN
Das Feld enthält korrekte Daten, welche plausibel sind und ggf. vom OCR-Prozess mit einem bestimmten „Vertrauenswert“ erkannt wurden. - GELB
Das Feld enthält Werte, welche einen bestimmten „Vertrauenswert“ unterschreiten. Diese Daten müssen durch eine Person gesichtet werden. - ROT
Das Feld enthält Werte, welche nicht plausibel sind und durch Prüfungen zurückgewiesen wurden. Ebenfalls ist ein leeres Pflichtfeld rot markiert.
Bei XCONTROL Validation sind die folgende Felder im Standard vorhanden.
Kopfdatenfelder
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Buchungskreis | Der Buchungskreis bzw. der Rechnungsempfänger. Dieser kann entweder beim Eingangsprozess fest definiert oder per OCR ausgelesen werden. Über die Auswahlliste kann der Buchungskreis angepasst werden. |
| Rechnungsempfänger | Der Name des Rechnungsempfängers, gekoppelt mit dem Buchungskreis. Dieses Feld wird bei Änderung des Buchungskreises angepasst und umgekehrt. |
| Lieferantensuche | Ermöglicht ein Zugriff auf die Stammdaten des ERP oder Fibu-Systems als Suchhilfe. Die Lieferantensuche erfolgt in den Feldern Lieferantennummer, Name1 und Name2. Falls aus der OCR ein falsches Ergebnis geliefert wird, kann dieser mit Hiilfe der Lieferantensuche korrigiert werden. |
| Lieferantennummer | Der Lieferant mit der Nummer aus dem ERP bzw. Fibu-System. |
| Lieferantenland | Landes-Standort des Lieferanten. Aufgrund dieser Information erfolgen verschiedene Prüfungen, wie bei inländischen Lieferanten oder EU Lieferanten etc. |
| Lieferantenname | Der Name des Lieferanten im ERP bzw. Fibu-System, meist der Name1 |
| Lieferanten-UStID | Die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten. Diese wird per OCR aus dem Beleg erkannt oder bei einer Änderung des Lieferanten aus den Stammdaten ergänzt. Zusätzlich kann durch die Verwendung von Single-Click-OCR in der UStID der Kreditor automatisch ermittelt werden. Bei der Auswahl der UStID der SCO werden die Stammdaten direkt geladen und entsprechend in die Felder der Lieferantensuche übertragen. Bei mehrfachen Treffern in Verbindung mit dem Buchungskreis wird der erste Treffer verwendet und das Feld mit Warnung versehen. |
| Steuernummer | Die nationale Steuernummer des Lieferanten, welche nur für die inländischen Rechnungen relevant ist. Zusätzlich kann durch die Verwendung von Single-Click-OCR in der Steuernummer der Kreditor automatisch ermittelt werden. Bei der Auswahl der Steuernummer der SCO werden die Stammdaten direkt geladen und entsprechend in die Felder der Lieferantensuche übertragen. Bei mehrfachen Treffern in Verbindung mit dem Buchungskreis wird der erste Treffer verwendet und das Feld mit Warnung versehen. |
| Belegart | Die Belegart der Rechnung wird aus einem speziellen Prozess erkannt und dem Feld zugewiesen. Hier sind folgende Belegarten im Standard definiert und können per Auswahlliste ggf. geändert werden: Rechnung ohne Bestellbezug, Rechnung mit Bestellbezug, Gutschrift ohne Bestellbezug, Gutschrift mit Bestellbezug |
| Belegdatum | Bei diesem Feld ist als Werthilfe ein Kalender hinterlegt. Zudem sind folgende schnelle Eingabehilfen implementiert: Erfassung nur durch Eingabe des Tages – Ergänzung um Monat u. Jahr, Erfassung Tag, Monat und Jahr in Kurzform. Das Feld kann mit der Backspace-Taste (Rückschritt-Taste) komplett geleert werden. Im Standard gelten folgende Regeln für ein gültiges Datum: Das Datum darf maximal 10 Tage in der Zukunft und maximal 3 Jahre in der Vergangenheit liegen. |
| Liefer-/Leistungsdatum | Das Liefer- bzw. Leistungsdatum ist ebenfalls eine Pflichtangabe. Sollten keine gültigen Informationen erfasst werden, kann der Sachbearbeiter die Angabe prüfen und bestätigen. Hier reicht ein "X" als Bestätigung zum Vorhandensein. Das Datum wird im Folgeprozess nicht weiterverarbeitet. |
| Ext. Belegnummer | Die Belegnummer des Lieferanten, welche auf der Rechnung / Gutschrift angegeben ist. Diese wird im Folgesystem auch als Referenznummer bezeichnet. |
| Bestellnummer | Die Bestellnummer ist der Bezug zum Einkaufsbeleg im ERP bzw. Materialwirtschafts-System. Hierüber kann eine Zuordnung und Prüfung erfolgen. In diesem Feld ist ein Stammdatenzugriff hinterlegt, welcher die offenen Bestellpositionen des Lieferanten auflistet. Eine Suche ist über die Bestellnummer bzw. Teile der Bestellnummer möglich. Wenn das Feld "Lieferantennummer" leer ist, erfolgt der Zugriff auf alle offenen Bestellpositionen unabhängig vom Lieferanten. |
| Nettobetrag | Dieser Betrag stellt den Gesamtnettobetrag der Rechnung dar. |
| Nebenkosten | Dieser Betrag stellt die Nebenkosten dar, welche als ausgewiesene Nebenkosten an den Folgeprozess weitergegeben werden wie z.B Transportkosten oder Verpackungskosten. |
| Bruttobetrag | Dieser Betrag stellt den Gesamtbruttobetrag dar, der sich aus Nettobetrag + alle Steuerbeträge + Nebenkosten zusammensetzt. Für diese Feld sind Rechenfunktionen definiert, falls nur Nettobetragswerte und Steuersätze erfasst werden, ist darüber eine Herleitung des Bruttobetrags einfach möglich. Zur Aktivierung der Rechenfunktion sollte das Feld leer sein oder geleert werden. Durch Drücken der Enter-Taste (Eingabe-Taste) wird der Betrag gerechnet. Durch die Tabulatortaste wird das Feld ohne Berechnung verlassen. |
| Währung | Die Währung, die auf dem Beleg vorhanden ist. Für dieses Feld steht eine Auswahlliste mit möglichen und zugelassenen Währungen zur Verfügung. |
| Steuersatz [1|2|3] in % | Dies sind die ermittelten Steuersätze [1|2|3] auf dem Beleg in %. Hierbei werden Werte aus dem OCR-Prozess ermittelt oder optional aufgrund der Beträge errechnet. |
| Steuerbetrag [1|2|3] | Der Betrag, welcher mit dem Steuersatz [1|2|3] im OCR-Prozess erkannt wurde und rechnerisch passt. Bei diesem Feld sind Rechenfunktionen hinterlegt, falls nur Nettobetragswerte und Steuersätze erkannt wurden ist darüber eine Herleitung des Steuerbetrags einfach möglich. Zur Aktivierung der Rechenfunktion muss das Feld leer sein oder geleert werden. Durch Drücken der Enter-Taste (Eingabe-Taste) wird der Betrag gerechnet. Durch die Tabulatortaste wird das Feld ohne Berechnung verlassen. Voraussetzung ist ein gültiger Steuersatz im zugehörigen Feld, sowie bei mehr als einer Position die Zuordnung des Steuersatzes zur Position. |
| Eingangsdatum | Das Eingangsdatum der Rechnung im Hause des Rechnungsempfängers. Dieses Feld ist im Standard mit dem Tagesdatum vorbelegt oder wird aus dem Scan- bzw. Eingangsprozess mit übergeben. Bei diesem Feld ist als Werthilfe ein Kalender hinterlegt. Zudem sind folgende schnelle Eingabehilfen implementiert: Erfassung nur durch Eingabe des Tages – Ergänzung um Monat u. Jahr, Erfassung Tag, Monat und Jahr in Kurzform. Das Feld kann mit der Backspace-Taste (Rückschritt-Taste) komplett geleert werden. Im Standard gelten folgende Regeln für ein gültiges Datum: Das Datum darf maximal 10 Tage in der Zukunft und maximal 3 Jahre in der Vergangenheit liegen. |
| User im SAP-Monitor | Beim Einsatz des Produktes mit CLARC XCONTROL Invoice for SAP kann hierüber die Rechnung direkt einem Sachbearbeiter im Monitor zugewiesen werden, dafür ist der Username erforderlich. Dieses Feld kann projektspezifisch genutzt werden, und um Wertehilfen ergänzt werden. |
| Barcode | Zur Dokumententrennung werden Barcodes eingesetzt, die in diesem im Feld dargestellt und im Prozess mitgeführt werden. |
| Sonderfall | Mit CLARC XCONTROL Invoice for SAP können die Rechnung als „Sonderfall“ gekennzeichnet werden. Im Projekt können durch Customizing ggf. auch weitere solcher Felder eingerichtet werden. |
| Info zur Freigabe | In diesem Feld können Text-Notizen für den Folgeprozess erfasst werden. Diese werden an angeschlossene Prozesse weitergereicht. Wenn der Beleg trotz Fehler für den Folgeprozess freigegeben werden soll, ist in diesem Feld eine Notiz erforderlich. |
| Freigabe trotz Fehler | Mit dieser Checkbox kann ein Beleg unter Angabe einer Notiz (siehe „Info zur Freigabe“) für den Folgeprozess freigegeben werden. |
Positionsdatenfelder
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Einheit | Dieses Feld stellt die Einheit zur Menge dar. Für die gängigen Einheiten ist eine Auswahlliste hinterlegt. |
| Gesamtbetrag | Der Gesamtbetrag stellt den Gesamtwert der Position dar, wobei hier der Einzelpreis mit der Menge multipliziert wird. Hierbei wird das Feld „Preiseinheit“ (siehe unten) mit berücksichtigt. |
| Preiseinheit | Die Preiseinheit kommt zum Tragen, wenn der Einzelpreis für z.B. 1000 Einheiten gilt und nicht pro Einheit. Dieser kann dann durch die passende Preiseinheit ergänzt werden. Bei diesem Feld sind Rechenfunktionen hinterlegt, um bei Anpassung der Preiseinheit automatisch den Gesamtwert neu zu berechnen. |
| Steuerbetrag | Dieser Wert ist der anteilige Steuerbetrag auf die jeweilige Position bezogen. Dieses Feld wird gemeinsam mit dem Feld Steuersatz genutzt. Der Steuerbetrag wird jeweils passend zum Gesamtbetrag unter Berücksichtigung des Steuersatzes berechnet, falls der Steuersatz gefüllt ist. |
| Steuersatz | Der Steuersatz welcher auf die einzelne Rechnungsposition angewandt wird. Enthält die Rechnung nur einen Steuersatz kann diese Angabe auf der Position entfallen. Bei diesem Feld sind Rechenfunktionen hinterlegt um bei Anpassung des Steuersatzes automatisch den Steuerbetrag neu zu berechnen. |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer wird beim Bestellbezug einer Position aus den Daten des ERP bzw. Materialwirtschaftssystem ermittelt. |
| Text | Der Text ist der Artikel-Kurztext und wird beim Bestellbezug einer Position aus den Daten des ERP bzw. Materialwirtschaftssystem ermittelt. |
| WE Nummer | Bei der direkten Zuordnung eines Wareneingangs dient dieses Feld zur Identifizierung des WE Belegs. Dies ist speziell für den Anwendungsfall mit SAP als Folgesystem relevant und dient nur in Kombination mit den anderen beiden WE-Feldern als eindeutige Zuordnung. |
| WE Pos | Bei der direkten Zuordnung eines Wareneingangs dient dieses Feld zur Zuordnung der Position innerhalb des WE Belegs. |
| WE Jahr | Bei der direkten Zuordnung eines Wareneingangs dient dieses Feld zur Identifizierung des WE Belegs in einem Geschäftsjahr. |
| LS Nummer | Die Lieferscheinnummer stellt den Bezug zur Lieferung des Lieferanten her. Damit wird im Folgesystem ein einfacher Abgleich zur Lieferung erreicht und es kann der passende Wareneingang eindeutig ermittelt werden. |
Information
Im Feldschema der Positionsdaten können weitere Userexits direkt in einer Zelle hinterlegt werden. Der Button ist hierbei mit "..." gekennzeichnet.