Die Verarbeitungsstrecke im Überblick

Der gesamte Prozess wird vollautomatisch und ohne Medienbrüche ausgeführt.

Eingangskanäle

Der Dokumenteneingang kann über verschiedene Kanäle erfolgen.

Die Dokumente können beispielsweise durch integrierte Webservices, Scan-Anwendungen (z.B. CLARC EWORK) oder per E-Mail (z.B. CLARC MAILCAPTURE) empfangen werden.

Das Schaubild Komponenten des Systems veranschaulicht die möglichen Eingangskanäle des Systems.

Verarbeitung

In diesem Schritt kommt CLARC XTRACT zum Einsatz, dass für die Datenextraktion und Beleglesung zuständig ist.

Abhängig vom Dokumententyp wird dem Extraktionsvorgang die OCR-Erkennung vorangestellt. Der Prozess wandelt dabei Bildinformationen in maschinenlesbare Textinformationen um.

Der Auftragsbestätigungsleser ermittelt eigenständig alle auftragsrelevanten Informationen aus den gewonnenen Dokumentinformationen und weißt sie automatisch den im Header- und Positionsschema hinterlegten Feldern zu. Es werden also unstrukturierte Informationen in strukturierte Formate überführt.

Die gewonnenen Daten und die zugehörigen Dokumente werden nun geprüft und gegebenenfalls gegen die Datenbank abgeglichen. Entspricht die Auftragsbestätigung den Gültigkeitsanforderungen, das heißt alle auftragsrelevanten Felder wurden erkannt, wird die Auftragsbestätigung vollautomatisch verbucht (Dunkelbuchung). Ansonsten wird die Auftragsbestätigung dem Validierungsclient übergeben. Hier vergleicht der Anwender die ermittelten Informationen mit dem Originaldokument und ändert die Informationen gegebenenfalls ab.

Übergabe

Im Anschluss an den Verarbeitungs- und Validierungsprozess werden die Dokumente an das Zielsystem wie z.B. einen Workflow, Archiv oder ERP-System übergeben.