Einleitung

CLARC EINVOICE bietet umfassende Funktionen für das elektronische Rechnungseingangsmanagement in Unternehmen.

Im Unterschied zu der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung erfolgt die elektronische Rechnungsverarbeitung auf digitalem Wege und papierlos. Beginnend vom Rechnungseingang kann der gesamte Prozess bis hin zur Übertragung der Rechnungsmetadaten samt Rechnungen in die CLARC ENTERPRISE Verarbeitungstrecke oder an andere Folgesysteme automatisiert durchgeführt werden.

Über CLARC EINVOICE können zum einen klassische PDF-Rechnungen zum anderen PDF-Rechnungen im ZUGFeRD-Format verarbeitet werden. Das ZUGFeRD-Format ist ein vom FeRD (Forum elektronischer Rechnungen Deutschland) realisiertes einheitliches technisches Format für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen dem Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger. Über den sogenannten ZUGFeRD Reader können elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format automatisch verarbeitet werden. Dabei werden, die in der PDF-Datei eingebetteten XML-Metadaten vom ZUGFeRD Reader ausgelesen und an ein nachgelagertes System wie z.B. ERP weitergeleitet.

Für das EINVOICE Szenario ist CLARC MAILCAPTURE die Basistechnologie. CLARC MAILCAPTURE steuert hierbei den Rechnungseingangsprozess und die Übermittlung der Rechnungen. Des Weiteren kann sich CLARC MAILCAPTURE direkt in die Mailserverumgebung integrieren und verfügt über umfassende Funktionen zur Verarbeitung von E-Mails.

Der Prozess wird folgendermaßen durchgeführt: Eingehende E-Mail-Rechnungen werden über den entsprechenden Mailserver empfangen und von hieraus an CLARC MAILCAPTURE übergeben. Für eine möglichst einfache Bearbeitung sollte pro E-Mail eine Rechnung zur Verfügung gestellt werden. Tauchen in einer E-Mail mehrere Rechnungen auf, muss jede PDF-Rechnung die Begriffskennzeichnung „RECHNUNG“ oder „INVOICE“ im Dateinamen beinhalten. Die Begriffe zur Rechnungserkennung werden über eine Ressource im C4 gepflegt, die beliebig konfigurierbar ist.

Für die Übermittlung werden drei verschiedene Übertragungsprotokolle zur Verfügung gestellt.

Die Einstellungen für SMTP, POP3 oder IMAP4 finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Grundkonfiguration.

SMTP (Simple Transfer Protocol)
POP3 (Postoffice Protocol - Version 3)
IMAP4 (Internet Message Access Protocol - Version 4)

Die Übertragung der Daten kann durch SSL (Secure Socket Layer) und TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt werden.

In CLARC MAILCAPTURE können Funktionspostfächer eingerichtet werden, die je nach Einstellung automatisch angelegt, verwaltet und konfiguriert werden können. Die Konfigurationsinformationen finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Postfachkonfiguration. In bestimmten Zeitabständen werden diese Postfächter gepollt und mittels POP3 und IMAP4 übertragen. Bei dem SMTP-Verfahren erfolgt die Weiterleitung der Rechnungen direkt.

Im Anschluss erfolgt die Verarbeitung der aufbereiteten PDF-Rechnungen mit und ohne ZUGFeRD Daten durch CLARC EINVOICE. Handelt es sich um eine PDF-Rechnung ohne ZuGFeRD-Daten wird diese Rechnung nach der Aufbereitung an den CLARC INVOICE READER zur Datenextraktion weitergeleitet. Die ZUGFeRD-Rechnungen werden direkt verarbeitet und automatisch an weitere Systeme weitergeleitet. Darüber hinaus kann die Originale eml-Datei samt aller ausgelesenen Rechnungsmetadaten sowie die PDF-Datei bei der Überführung mitgeführt werden.

Basis-Konfiguration

Im C4 wird CLARC EINVOICE unter folgendem Konfigurationsknoten verwaltet:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

Parameter	Beschreibung
InvoiceOriginField	Der Standardwert von InvoiceOriginField ist "h_sinfo_origin" und beinhaltet das Zielfeld für die Herkunft der Rechnung. Die Angabe des Zielfelds kann auch frei gelassen werden.
CompanyCode	Beinhaltet den festen Buchungskreis (Company Code), sofern über die Regeln nichts anderes definiert wird.
Client	Optionale Angabe eines Mandanten für die Kreditorenfindung im ZUGFeRD Szenario.
CompanyCodeField	Das Feld für den Buchungskreis (CompanyCode).
RecipientsClearing	Enthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für Probleme. Liegt z.B. eine E-Mail ohne Anhang vor, dann wird einer Empfänger benachrichtigt. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfigurationen vorliegen.
RecipientsNewInvoice	Enthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für neue Rechnungen. Hier bekommen die Empfänger eine Benachrichtigung, wenn neue Rechnungen eingehen. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfiguration vorliegt.
ClearingAction	Gibt an, wie das System im Fehlerfall reagieren soll. DELETE - Der Vorgang wird gelöscht. KEEP - Der Vorgang verbleibt in der Verarbeitungsqueue. EMAIL - Der Vorgang wird via E-Mail zur Prüfung an eine entsprechende Klärungsstelle weitergeleitet.
ClearingSubject	Gibt den E-Mail Betreff für das Clearing an.
ClearingText	Zeigt den E-Mail-Body für das Clearing an.
NewInvoiceSubject	Definiert den E-Mail Betreff für neue Rechnungen.
NewInvoiceText	Informationstext im E-Mail-Body für neue Rechnungen.
EMLPath	EMLPath gibt den Pfad für den Ablageort der Email-Rechnungen (.eml Files) an. Der Ordner dient auch als Zwischenspeicher für das Merging der Rechnung zum Original.
ValidInvoiceFileNames	Enthält die Liste (Zeilenweise) mit den gültigen Rechnungsdateinamen inkl. Erweiterung (z.B. Rechnung.pdf). Falls keine Liste konfiguriert ist, gelten alle eingehenden Anlagen als gültige Rechnungen. Hinweis Dateiformate wie z.B. Microsoft Word oder PDF-Dateien, die nicht der Namenskonvention entsprechen, werden nicht verarbeitet.
ZUGFeRD_Active	Die ZUGFeRD Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die ZUGFeRD-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich.
ZUGFeRD_Exportservice	Hier wird der Exportservice für die ZUGFeRD PDF's definiert. Für die ZUGFeRD PDF's ist keine zusätzliche Datenextraktion erforderlich.
Regeln
CompanyCode_n	Hier werden Regeln zur Zuweisung von Buchungskreisen konfiguriert. Es können mehrere Regeln angegeben werden, dazu jew. eine Regel mit forlaufender Nummerierung. Aktuell werden drei Modis unterstützt: SENDER → Hierüber wird über den Absender der E-Mail ein Buchungskreis zugewiesen RECIPIENT → Hierüber wird über die Empfängeradresse ein Buchungskreis zugewiesen REGEX → Über einen regulären Ausdruck kann der Betreff (Subject) der E-Mail ausgewertet werden. Bei Übereinstimmung wird der passende Buchungspreis zugewiesen CompanyCode,RuleType,RuleConfig Beispiel: CompanyCode_1 = 1000,REGEX,d{6} Beispiel: CompanyCode_2 = 1000,SENDER,rechnungsversand@Firma-xyz.de Beispiel: CompanyCode_3 = 2000,RECIPIENT,invoice-DE@cto.de
Exportservice_n	Recipient,Exportservice Beispiel: Exportservice_1 = invoice@cto.de,/ExampleExport
RecipientsClearing_CC	Eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste bei Problemen (Buchungskresabhängig / Präfix CC + CompanyCode)
RecipientsNewInvoice_CC	Eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste bei neuen Rechnungen (Buchungskresabhängig / Präfix CC + CompanyCode)

Lizenzmodule

CCEINVOICE

CCZUGFERDREADER

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