Übersicht

In CLARC ENTERPRISE sind Heftungen mehrseitige Dokumente wie PDF oder TIFF, die einzelne und zusammengehörige Eingangsbelege zu virtuellen Mappen zusammenfassen. Bei dem automatischen Heftungsprozess werden Einzelseiten z.B. anhand von Barcodes zu Heftungen zusammengefasst und für die eigentliche Verarbeitung vorbereitet. 

Die Erstellung von automatischen Heftungen in EWORK werden über vorgefertigte Recognition Skripte gesteuert, die im Standard mit ausgeliefert werden. Durch gewisse Konfigurationseinstellungen im C4 können die Skripte einfach in den Prozess mit integriert werden. Des Weiteren können die Recognition Skripte auch selbstständig an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. 

Im Prinzip werden die Standardskripte insbesondere für die automatische Heftung von Dokumenten eingesetzt. Darüber hinaus ermöglichen Recognition Skripte auch die Durchführung von Userexits, die Zuweisung von OCR-Ergebnissen an die relevanten Felder sowie die Validierung und die Aussortierung von fehlerhaften Belegen, welche nicht geheftet werden konnten. 

Im weiteren Verlauf des Beitrages werden speziell die Barcodeerkennungsfunktionen erläutert. Eine Barcodeerkennung ermöglicht z.B. eine automatische Dokumententrennung eines Dokumentenstapels beim Scanvorgang, die Zuordnung von Dokumenten oder liefert Zusatzinformationen, die weitere Automatisierungsverfahren auslösen. Über die Zusatzinformationen können z.B. Anhänge, die für den Extraktionsvorgang nicht relevant sind ermittelt und entsprechend gelöscht werden. Die Barcodeerkennung findet beispielsweise im Rechnungseingangsmanagement ihre Anwendung.

Folgende Recognition Skripte stehen im Standard zur Verfügung:

• BarcodeOnFirstPage
• BarcodeOnFirstPage_Merge
• BarcodeOnLastPage
• FixPageCount

Verwaltung

Die Recognition Skripte befinden sich im C4 unter folgenden Pfad: 

/clarc/Scripts/Recognition/Default

BarcodeOnFirstPage (BOFP)

In dem BarcodeOnFirstPage Szenario können sich die Barcodes zum einen auf einer Nutzseite, aber auch auf einem der Trennblätter befinden. Im Unterschied zu den Trennblättern enthalten Nutzseiten, welche z.B. herkömmliche Rechnungen sein können, auch Nutzdaten. Während Trennblätter ausschließlich einen Barcode enthalten. Die Trennblätter können über einen Parameter „DeleteBarcodePage“ automatisch gelöscht werden.

Die Logik sucht in erster Linie nach möglichen Barcodes. Befindet sich ein Barcode auf einer Nutzseite, wird diese Einzelseite als die erste Seite der Heftung gekennzeichnet. Diese erste Seite wird solange mit weiteren Seiten angereichert bis eine erneute Nutzseite mit einem Barcode den Beginn einer neuen Heftung andeutet. Taucht ein Barcode auf einem Trennblatt auf, dann beginnt die Heftung ab dem Trennblatt. Der Heftung werden, dann weitere Seiten angehängt bis ein neues Trennblatt ermittelt wird.

BarcodeOnFirstPage_Merge (BOFP_M)

Im Unterschied zum  BarcodeOnFirstPage wird hier zusätzlich noch die Barcodenummer für die Heftung herangezogen. Hierbei werden alle Dokumente mit dem selben Barcode und deren Folgeseiten (ohne Barcode)  zu einer Heftung gebündelt. Diese Seiten müssen nicht hintereinander im Stapel stehen, weshalb man auch von einer zusammenführenden Heftung spricht.  

BarcodeOnLastPage (BOLP)

In diesem Szenario können sich die Barcodes auf der letzten Nutzseite oder auf einem der Trennblätter befinden. Im Unterschied zu den Trennblättern enthalten Nutzseiten, welche z.B. herkömmliche Rechnungen sein können, auch Nutzdaten. Während Trennblätter ausschließlich einen Barcode enthalten. Die Trennblätter können über einen Parameter „DeleteBarcodePage“ automatisch gelöscht werden. Alle Seiten ohne einen Barcode werden solange verknüpft bis eine Nutzseite einen Barcode enthält und somit das Ende der Heftung andeutet. Das Trennblatt oder die Nutzseite befinden sich in dem Fall hinter den Nutzdaten.

FixPageCount (FPC)

Bei diesem Szenario  führt das Skript eine feste Heftung durch. Hierbei wird immer eine bestimmte Anzahl an Seiten (aufeinanderfolgende) zu der Heftung hinzugefügt. Befinden sich beispielsweise zehn Dokumente in der Queue und es sollen immer fünf Dokumente zusammengeführt werden, dann werden zwei Heftungen erstellt.

C4 Einrichtungen

Scheme Konfiguration

/clarc/Schemes/Recognition

Um einen Recognition Scheme anlegen zu können wählen Sie im Kontextmenü Recognition Form > New Form aus und legen für das Schema einen Namen fest. Anschließend wählen Sie das zu verwendende Heftungsskript und das jeweilige Feldschema aus. Die Standardskripte stehen bereits zur Auswahl. Individuelle Heftungsskripte und das Feldschema müssen zuvor eingerichtet werden. 

Über die Registerkarte Scheme können beliebige Erkennungszonen hinterlegt werden, die automatisch Inhalte erfassen und den entsprechenden Feldern zuweisen. Hierfür wählen Sie einfach die jeweilige Engine und das jeweilige Feld aus.  Die Option "Complete page recognition" führt eine Erkennung auf der gesamten Seite durch. Darüber hinaus können Sie auch bestimmte Bereiche markieren, um die Genauigkeit der Erkennung zu gewährleisten.

Anwendungskonfiguration

Im Anschluss verknüpfen Sie noch, das Schema mit der jeweiligen Anwendung, in dem Sie das Scheme auswählen.