Einleitung

CLARC EINVOICE bietet umfassende Funktionen für das elektronische Rechnungseingangsmanagement in Unternehmen.

Im Unterschied zu der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung erfolgt die elektronische Rechnungsverarbeitung auf digitalem Wege und papierlos. Beginnend vom Rechnungseingang kann der gesamte Prozess bis hin zur Übertragung der Rechnungsmetadaten samt Rechnungen in die CLARC ENTERPRISE Verarbeitungstrecke oder an andere Folgesysteme automatisiert durchgeführt werden.

Über CLARC EINVOICE können zum einen klassische PDF-Rechnungen zum anderen PDF-Rechnungen mit unterschiedlichen Formaten wie zum Beispiel ZUGFeRD, Fattura PA verarbeitet werden. Dabei werden, die in der PDF-Datei eingebetteten XML-Metadaten vom entsprechend ausgelesen und an ein nachgelagertes System wie z.B. ERP weitergeleitet.

Für das EINVOICE Szenario ist CLARC MAILCAPTURE die Basistechnologie. CLARC MAILCAPTURE steuert hierbei den Rechnungseingangsprozess und die Übermittlung der Rechnungen. Des Weiteren kann sich CLARC MAILCAPTURE direkt in die Mailserverumgebung integrieren und verfügt über umfassende Funktionen zur Verarbeitung von E-Mails.

Der Prozess wird folgendermaßen durchgeführt: Eingehende E-Mail-Rechnungen werden über den entsprechenden Mailserver empfangen und von hieraus an CLARC MAILCAPTURE übergeben. Für eine möglichst einfache Bearbeitung sollte pro E-Mail eine Rechnung zur Verfügung gestellt werden. Tauchen in einer E-Mail mehrere Rechnungen auf, muss jede PDF-Rechnung die Begriffskennzeichnung „RECHNUNG“ oder „INVOICE“ im Dateinamen beinhalten. Die Begriffe zur Rechnungserkennung werden über eine Ressource im C4 gepflegt, die beliebig konfigurierbar ist.

Für die Übermittlung werden drei verschiedene Übertragungsprotokolle zur Verfügung gestellt.

Die Einstellungen für SMTP, POP3 oder IMAP4 finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Grundkonfiguration.

• SMTP (Simple Transfer Protocol)
• POP3 (Postoffice Protocol - Version 3)
• IMAP4 (Internet Message Access Protocol - Version 4)

Die Übertragung der Daten kann durch SSL (Secure Socket Layer) und TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt werden.

In CLARC MAILCAPTURE können Funktionspostfächer eingerichtet werden, die je nach Einstellung automatisch angelegt, verwaltet und konfiguriert werden können. Die Konfigurationsinformationen finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Postfachkonfiguration. In bestimmten Zeitabständen werden diese Postfächter gepollt und mittels POP3 und IMAP4 übertragen. Bei dem SMTP-Verfahren erfolgt die Weiterleitung der Rechnungen direkt.

Im Anschluss erfolgt die Verarbeitung der aufbereiteten PDF-Rechnungen mit und ohne ZUGFeRD oder Fattura PA Daten durch CLARC EINVOICE. Handelt es sich um eine PDF-Rechnung ohne ZUGFeRD und Fattura PA Daten wird diese Rechnung nach der Aufbereitung an den CLARC INVOICE READER zur Datenextraktion weitergeleitet. Die elektronischen Rechnungen werden direkt verarbeitet und automatisch an weitere Systeme weitergeleitet. Darüber hinaus kann die Originale eml-Datei samt aller ausgelesenen Rechnungsmetadaten sowie die PDF-Datei bei der Überführung mitgeführt werden.

Basis-Konfiguration

Im C4 wird CLARC EINVOICE unter folgendem Konfigurationsknoten verwaltet:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

C62(Orginalwert aus ZUGFeRD)=ST(Übersetzter Wert) // Kommentar

CompanyCode_1 = 1000,REGEX,d{6}

CompanyCode_2 = 1000,SENDER,rechnungsversand@Firma-xyz.de

CompanyCode_3 = 2000,RECIPIENT,invoice-DE@cto.de

Exportservice_1 = invoice@cto.de,/ExampleExport

Lizenzmodule

CCEINVOICE

CCZUGFERDREADER