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Einleitung
CLARC EINVOICE bietet umfassende Funktionen für das elektronische Rechnungseingangsmanagement in Unternehmen.
Im Unterschied zu der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung erfolgt die elektronische Rechnungsverarbeitung papierlos auf digitalem Wege und papierlos. Beginnend vom Rechnungseingang kann der gesamte Prozess bis hin zur Übertragung der Rechnungsmetadaten samt Rechnungen Rechnungsdokumenten und Original in die CLARC ENTERPRISE Verarbeitungstrecke oder an andere und entsprechende Folgesysteme automatisiert durchgeführt werden.
Über CLARC EINVOICE können zum einen klassische PDF-Rechnungen und zum anderen PDF-Rechnungen mit unterschiedlichen Formaten wie zum Beispiel ZUGFeRD, Fattura PA verarbeitet werden. Dabei werden, die in der PDF-Datei eingebetteten XML- Metadaten vom entsprechend ausgelesen und an ein nachgelagertes System wie z.B. ERP weitergeleitetin den Prozess weitergegeben.
Für das EINVOICE Szenario ist CLARC MAILCAPTURE die Input-Basistechnologie. CLARC MAILCAPTURE steuert hierbei den Rechnungseingangsprozess und die Übermittlung der Rechnungen. Des Weiteren kann sich CLARC MAILCAPTURE direkt wird dabei in die Mailserverumgebung integrieren integriert und verfügt über stellt umfassende Funktionen zur Verarbeitung von E-Mails bereit.
Der Prozess wird folgendermaßen durchgeführt: Eingehende E-Mail-Rechnungen werden über den entsprechenden Mailserver empfangen und von hieraus an CLARC MAILCAPTURE übergeben. Für eine möglichst einfache Bearbeitung sollte pro E-Mail eine Rechnung zur Verfügung gestellt werden. Tauchen in einer E-Mail mehrere Rechnungen auf, muss jede PDF-Rechnung die Begriffskennzeichnung „RECHNUNG“ oder „INVOICE“ im Dateinamen beinhalten. Die Begriffe zur Rechnungserkennung werden über eine Ressource im C4 gepflegt, die beliebig konfigurierbar ist.
Für die Übermittlung werden drei verschiedene Übertragungsprotokolle zur Verfügung gestellt.
Die Einstellungen für SMTP, POP3 oder IMAP4 finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Grundkonfiguration.
- SMTP (Simple Transfer Protocol)
- POP3 (Postoffice Protocol - Version 3)
- IMAP4 (Internet Message Access Protocol - Version 4)
In CLARC MAILCAPTURE können Funktionspostfächer eingerichtet werden, die je nach Einstellung automatisch angelegt, verwaltet und konfiguriert werden können. In bestimmten Zeitabständen werden diese Postfächter nun gepollt und mittels POP3 und IMAP4 übertragen. Beim SMTP-Verfahren erfolgt die Weiterleitung der Rechnungen direkt.
Die Übertragung der Daten kann durch SSL (Secure Socket Layer) und TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt werden.
In CLARC MAILCAPTURE können Funktionspostfächer eingerichtet werden, die je nach Einstellung automatisch angelegt, verwaltet und konfiguriert werden können. Die Alle Konfigurationsinformationen finden Sie im Bereich MAILCAPTURE Postfachkonfiguration. In bestimmten Zeitabständen werden diese Postfächter gepollt und mittels POP3 und IMAP4 übertragen. Bei dem SMTP-Verfahren erfolgt die Weiterleitung der Rechnungen direkt.
Im Anschluss erfolgt die Verarbeitung der aufbereiteten PDF-Rechnungen mit und ohne ZUGFeRD oder Fattura PA Daten durch CLARC EINVOICE. Handelt es sich um eine PDF-Rechnung ohne ZUGFeRD und Fattura PA Daten wird diese Rechnung nach der Aufbereitung an den CLARC INVOICE READER zur Datenextraktion weitergeleitet. Die elektronischen Rechnungen werden direkt verarbeitet und automatisch an weitere Systeme weitergeleitet. Darüber hinaus kann die Originale eml-Datei samt aller ausgelesenen Rechnungsmetadaten sowie die PDF-Datei bei der Überführung mitgeführt werden.
Basis-Konfiguration
Im C4 wird CLARC EINVOICE unter folgendem Konfigurationsknoten verwaltet:
/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice
| Parameter | Beschreibung | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Allgemeine Properties | |||||||||||||
| InvoiceOriginField | Der Standardwert von InvoiceOriginField ist "h_sinfo_origin" und beinhaltet das Zielfeld für die Herkunft der Rechnung. Die Angabe des Zielfelds ist optional. | ||||||||||||
| BarcodeField | Der Standardwert von BarcodeField ist "h_sinfo_barcode". Mit dem BarcodeField kann optional eine Id generiert werden. Dies wird über die Ressource CreateBarcodeId gesetzt. | ||||||||||||
| CreateBarcodeId | Ist die Option True, wird in BarcodeFiel BarcodeField entsprechend eine Id zugewiesen. | ||||||||||||
| BlackListFileNames | Hier werden Schlagwörter gepflegt. Anhänge die diese im Dateinamen beinhalten werden aussortiert. | ||||||||||||
| CompanyCode | Beinhaltet den festen Buchungskreis (Company Code), sofern über die Regeln nichts anderes definiert wird. | ||||||||||||
| Client | Optionale Angabe eines Mandanten für die Kreditorenfindung im ZUGFeRD Szenario. | ||||||||||||
| CompanyCodeField | Das Feld für den Buchungskreis (CompanyCode). | ||||||||||||
| ClearingAction | Gibt an, wie das System im Fehlerfall reagieren soll.
| ||||||||||||
| ClearingSubject | Gibt den E-Mail Betreff für das Clearing an. | ||||||||||||
| ClearingText | Zeigt den E-Mail-Body für das Clearing an. | ||||||||||||
| EMLPath | EMLPath gibt den Pfad für den Ablageort der Email-Rechnungen (.eml Files) an. Der Ordner dient auch als Zwischenspeicher für das Merging der Rechnung zum Original. | ||||||||||||
| InvoiceOriginField | Der Standardwert von InvoiceOriginField ist "h_sinfo_origin" und beinhaltet das Zielfeld für die Herkunft der Rechnung. Die Angabe des Zielfelds ist optional. | ||||||||||||
| NewInvoiceSubject | Definiert den E-Mail Betreff für neue Rechnungen. | ||||||||||||
| NewInvoiceText | Informationstext im E-Mail-Body für neue Rechnungen. | ||||||||||||
| RecipientsClearing | Enthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für Probleme. Liegt z.B. eine E-Mail ohne Anhang vor, werden diese Empfänger benachrichtigt. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfigurationen vorliegen. | ||||||||||||
| RecipientsNewInvoice | Enthält eine mit Komma getrennte E-Mail Empfängerliste für neue Rechnungen. Hier bekommen die Empfänger eine Benachrichtigung, wenn neue Rechnungen eingehen. Dieser Wert gilt als Default, sofern keine Buchungskreisabhängige Konfiguration vorliegt. | ||||||||||||
| ValidInvoiceFileNames | Enthält die Liste (Zeilenweise) mit den gültigen Rechnungsdateinamen inkl. Erweiterung (z.B. Rechnung.pdf). Falls keine Liste konfiguriert ist, gelten alle eingehenden Anlagen als gültige Rechnungen.
| ||||||||||||
| SaveAttachments | Hier kann gesteuert werden, ob Anlagen (keine Rechnungen) gespeichert werden sollen. Diese werden vor der Übergabe an das Zielsystem wieder zusammengeführt. | ||||||||||||
| SetSinfoFields | Bei True setzt die Option den Käufer und die Herkunftsinformation (ZUGFeRD oder FatturaPA) | ||||||||||||
ZUGFeRD | |||||||||||||
| ZUGFeRD_Active | Die ZUGFeRD Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die ZUGFeRD-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich. | ||||||||||||
| ZUGFeRD_ConversionScheme | Auswahl des Konvertierungsschemes für die ZUGFeRD-Bearbeitung. | ||||||||||||
| ZUGFeRD_ExportService | Auswahl des Exportservices für die ZUGFeRD-Bearbeitung. | ||||||||||||
| ZUGFeRD_Keywords_CreditNote | Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Gutschrift. Jedes Schlüsselwort wird dabei in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-InsenstiveInsensitive. | ||||||||||||
| ZUGFeRD_Keywords_Invoice | Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Rechnung. Jedes Schlüsselwort wird in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-InsenstiveInsensitive. | ||||||||||||
| ZUGFeRD_QuantityUnits_Mapping | Hier können die entsprechenden Mengeneinheiten gepflegt werden. Die Mengeneinheiten haben folgenden Aufbau:
| ||||||||||||
FatturaPA | |||||||||||||
| FatturaPA_Active | Die FatturaPA Verarbeitung kann hierüber aktiviert werden. Für die FatturaPA-Bearbeitung ist eine Lizenzierung erforderlich. | ||||||||||||
| FatturaPA_ConversionScheme | Auswahl des Konvertierungsschemes für die FatturaPA-Bearbeitung. | ||||||||||||
| FatturaPA_ExportService | Auswahl des Exportservices für die FatturaPA-Bearbeitung. | ||||||||||||
| FatturaPA_Keywords_CreditNote | Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Gutschrift. Jedes Schlüsselwort wird dabei in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-InsenstiveInsensitive. | ||||||||||||
| FatturaPA_Keywords_Invoice | Beinhaltet die Schlüsselwörter für den Dokumententyp: Rechnung. Jedes Schlüsselwort wird in eine eigene Zeile eingetragen. Alle Werte sind Case-InsenstiveInsensitive. | ||||||||||||
| FatturaPA_QuantityUnits_Mapping | Hier können die entsprechenden Mengeneinheiten gepflegt werden. | ||||||||||||
| Regeln | |||||||||||||
| CompanyCode_n | Hier werden Regeln zur Zuweisung von Buchungskreisen konfiguriert. Es können mehrere Regeln angegeben werden, dazu jeweils eine Regel mit fortlaufender Nummerierung. Aktuell werden drei Modi unterstützt:
CompanyCode,RuleType,RuleConfig Beispiel:
Beispiel:
Beispiel:
| ||||||||||||
| Exportservice_n | Recipient,Exportservice Beispiel:
| ||||||||||||
| RecipientsClearing_CC | Eine mit Komma getrennteCCn | Die hier aufgeführten E-Mail Empfänger werden bei Problemen , wie beispielsweise Empfänger-Zuordnungen, entsprechend kontaktiert. Beispiel:
| |||||||||||
| RecipientsNewInvoice_CC | Eine mit Komma getrennteCCn | Die hier aufgeführten E-Mail Empfänger werden bei eingehenden neuen Rechnungen entsprechend kontaktiert. Beispiel:
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