Einleitung

Die Einführung von e-Rechnungen bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Unternehmen mit sich.

Einerseits ermöglichen elektronische Rechnungen eine effizientere Verarbeitung, reduzierte Kosten und eine schnellere Abwicklung. Andererseits stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre bestehenden Systeme anzupassen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Ab dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue E-Rechnungsvorschrift, die die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich vorsieht. Diese müssen dabei den europäischen Normen für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, wie in der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt. Unternehmen sind daher gefordert, ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen, um sowohl rechtliche Vorgaben zu erfüllen als auch von den Vorteilen der digitalen Rechnungsabwicklung zu profitieren.

Dabei werden die spezifischen technischen und prozessualen Anpassungen berücksichtigt, die ab dem 01. Januar 2025 notwendig werden. Gleichzeitig befinden sich viele der neuen Regelungen noch im Wandel, da zahlreiche Fragen derzeit noch offen sind und Raum für Interpretationen lassen. Diese Entwicklungen werden laufend beobachtet und die Lösungen flexibel angepasst, um eine rechtssichere und zukunftsfähige E-Rechnungsabwicklung zu gewährleisten. Die Anforderungen des Bundesfinanzministerium werden bereits unterstützt

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass sich gesetzliche Vorschriften und die tatsächliche gelebte Praxis in der Wirtschaft in manchen Fällen unterscheiden können, wodurch auch ein gewisser Interpretationsspielraum besteht, den wir bei der Umsetzung berücksichtigen.

Softwarepaket

Das Softwarepaket welches für die aufgeführten Funktionen und Customizing vorausgesetzt wird bzw. benötigt wird, finden Sie entweder im CTO-Downloadportal oder direkt ab dem entsprechenden CLARC Enterprise Release im Standard.

Die Funktionen werden nur für Version für CLARC Enterprise Releases 5.6.X und 5.7.X aufwärts bereitgestellt. Eine vollumfängliche Anbindung von ZUGFeRD und XRechnung ist für ältere Versionen <= 5.5.X nicht vorgesehen.

CLARC Enterprise Lizenz

Dabei ist folgendes zu berücksichtigen:

Für die Lizenzanfrage gibt es folgende Themen zu beachten, die Anfrage ist eine Erweiterung der bestehenden Lizenz.

Es können die einzelnen Module für die verschiedenen e-Rechnungsformate separat angefragt werden.

Hier gibt es folgende Module:

• ZUGFeRD Reader → CCZUGFERDREADER

• XRechnung Reader → CCXRECHNUNGREADER

• Look-A-Like-Generierung → CCINVOICELOOKALIKE

Nach Einspielen der neuen angepassten Lizenz, prüfen Sie, ob die Lizenzen für die Module aufgeführt werden.
Bei Problemen mit den Lizenzen bitte mit dem entsprechenden Key Account Manager und/oder dem CTO-Lizenz Team (license@cto.de) Kontakt aufnehmen.

Allgemeine Anpassungen E-Rechnung

Für die Verarbeitung von e-Rechnungen wird die Identifikation des Kreditors bzw. Lieferanten sowie die Zuordnung zu den internen Nummern im Kreditoren- oder Lieferantenstamm durch die folgenden Merkmale ermöglicht: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN und Steuernummer.

Diese Informationen stammen aus den CLARC-Systemtabellen für Kreditoren (cc_xcontrol_creditors). Um sicherzustellen, dass Kreditoren korrekt gefunden werden können, ist eine Anpassung der Ressource erforderlich, welche die Verbindung zur Datenbank verwaltet.

Es ist wichtig, den passenden Datenbank-Provider für die eigene Umgebung auszuwählen.

Einrichtung ZUGFeRD Standard

Die Einrichtung des ZUGFeRD Moduls erfolgt über das eInvoice-Skript, welches im C4 unter folgendem Pfad abgelegt ist:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

Folgende Ressourcen steuern die Erkennung und Verarbeitung der ZUGFeRD Rechnungen:

Es gibt zwei Ressourcen, welche angepasst werden müssen, um das Modul in der Grundkonfiguration einzurichten.

Modul aktivieren: Die Ressource ZuGFeRD_Active aktiviert das Modul für ZuGFeRD.

Exportservice einrichten: Unter ZuGFeRD_ExportService wird dann der entsprechende Exportservice angegeben, über den die erkannten ZuGFeRD Rechnungen ins Folgesystem übertragen werden.

Beispiel Konfiguration:

Erwartet das Folgesystem ein anderes Format als das Original-XML oder das PDF-Stellvertreterdokument, so muss über die Ressource ZUGFeRD_ConversionScheme das Konvertierungsschema angegeben werden, das in das gewünschte Zielformat konvertiert.

Nach der Anpassung sollte das C4 aktualisiert werden. Ein Neustart des CLARC WARP Daemon ist ebenfalls empfehlenswert, falls neue Exportservices oder Schemas angelegt worden sind. Danach ist das ZuGFeRD-Modul aktiv und sendet bei Erkennung von ZuGFeRD Rechnungen diese entsprechend ohne manuelle Validierung im Standard automatisch ins Folgesystem.

Die Verarbeitung und das Logging wird über den CLARC WARP Daemon, gesteuert, bei der Fehleranalyse prüfen Sie bitte dort nach.

Einrichtung von XRechnung

Die Einrichtung des XRechnung Moduls erfolgt über das eInvoice-Skript, welches im C4-Configuration-Center unter folgendem Pfad abgelegt ist:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

Folgende Ressourcen steuern die Erkennung und Verarbeitung der XRechnungen:

Das Customizing bzw. die Anpassungen können auch ohne aktive Lizenz vorgenommen werden. Es erfolgt aber eine Überprüfung bei Erkennung einer XRechnung, ob das Modul aktiv ist.

Dies wird dann entsprechend in den Logfiles des CLARC WARP vermerkt, eine Verarbeitung als e-Rechnung erfolgt aber nicht. Die XRechnung würde ohne aktive Lizenz nicht verarbeitet werden und je nach Konfiguration in die Klärungsfällen oder gestoppt in der Queue des Systems landen.

Es gibt zwei Ressourcen, welche angepasst werden müssen, um das Modul in der Grundkonfiguration einzurichten:

Modul aktivieren: Die Ressource XRechnung_Active aktiviert das Modul für XRechnungen.

Exportservice einrichten: Unter XRechnung_ExportService wird dann der entsprechende Exportservice angegeben, über den die erkannten XRechnungen ins Folgesystem übertragen werden.

Einrichtung XRechnung Look-A-Like

Für die Erstellung des Look-A-Like PDFs, d.h. das Stellvertreterdokument für das Original-XML einer XRechnung wird die LaTeX-Technologie verwendet.

Die verwendete LaTeX-Version/Installation muss separat über das CTO-Downloadportal auf dem System heruntergeladen werden.

Die Einrichtung des Look-A-Like Modules umfasst zwei Abschnitte, auf der einen Seite die Einstellungen im C4 und auf der anderen Seite die Einstellungen außerhalb für das LaTeX Paket.

Konfiguration im C4

Die Einrichtung des Look-A-Like Moduls erfolgt über das eInvoice-Skript, welches im C4 unter folgendem Pfad abgelegt ist:

/clarc/Scripts/Process/xControl/eInvoice

Um das Look-A-Like für die XRechnung zu generieren, müssen folgende Ressourcen angepasst werden: 

• Aktivierung des Look-A-Like Moduls

• Pfad für die LaTeX Installation angeben

 LaTexSubFolder muss angepasst werden. Der Pfad der LaTeX-Installation ist relativ zur CLARC Enterprise Installation, es darf hier also nicht der absolute Pfad angegeben werden. Die Bezeichnung des Pfades kann individuell erfolgen, es wird jedoch empfohlen, die folgende Angabe zu verwenden, um eine einheitliche Lösung zu gewährleisten.

sys\CLARC_EINVOICE_LOOKALIKE

Konfiguration der LaTeX-Installation 

Das LaTeX-Paket muss entsprechend nach dem Download abgelegt werden.

Die Struktur der Ordner müssen Sie selbst einrichten, richten Sie den Pfad im CLARC Installationsverzeichnis gleichwertig zu der Einstellung der Ressource des LaTeX Pfades im eInvoice-Skript ein.

Das Paket umfasst folgende Dateien/Ordner, diese gilt es nach dem ablegen auf Vollständigkeit zu prüfen:

Um die Einrichtung der LaTeX-Installation abzuschließen, müssen Sie die Datei system.json im Ordner des LaTeX-Pakets anpassen.

Anpassung des absoluten Pfades für das Attribut “Binary”

Hier muss der absolute Pfad entsprechend angepasst werden, es reicht hier den Pfad bis zum Ordner des LaTeX-Pakets anzupassen.

"<CLARC Installation + Ordner LaTeX Pakets im CLARC Verzeichnis>\\miktex-portable\\texmfs\\install\\miktex\\bin\\x64\\lualatex.exe"

E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk

Ab CLARC Enterprise Version 5.6.X bieten wir zusätzlich die Anbindung von e-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk an.

In diesem Fall werden die benötigten Daten über einen Webservice direkt aus dem PEPPOL-Netzwerk bezogen, wodurch ein effizienter und automatisierter Zugriff auf die Informationen ermöglicht wird.

Für detaillierte Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Key Account Manager oder Partner Account Manager.

Customizing Optionen für ZUGFeRD und XRechnung

Umgang mit eingebetteten Anhängen (embedded Attachments)

E-Rechnungen können im jeweiligen XML zugehörige Dokumente enthalten. Damit diese ins Folgesystem, vor allem im SAP-Umfeld übertragen werden muss eine Ressource im Skript eInvoice_Merge aktiviert werden.

Das Skript findet sich unterfolgendem Pfad:

Dort ist die Ressource Resource MergePDF auf True zu setzen, ansonsten können eingebettete Anhänge nicht in manche Folgesysteme übertragen werden. Wir empfehlen daher diese Option immer zu aktivieren.

Wenn E-Mails zusätzliche Anhänge enthalten, die nicht nur über die originale EML-Datei abrufbar sein sollen, muss die Ressource SaveAttachments aktiviert werden.

Diese Ressource ist standardmäßig aktiviert.

Mit der Aktivierung werden zusätzlich alle Anhänge automatisch in eine ZIP-Datei gepackt, sodass sie in den Folgesystemen abgelegt und weiterverarbeitet werden können.

Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen sowohl das Folgesystem als auch der entsprechende Exportservice in der Lage sein, die ZIP-Datei zu verarbeiten.

Das Folgesystem und natürlich der Exportservice müssen beide die ZIP-Datei verarbeiten können um diese Funktion zu nutzen.

Zusätzlich muss im eInvoice_Merge Skript die Ressource KeepZip aktiviert werden, welche im Standard deaktiviert ist.

Das Skript findet sich unterfolgendem Pfad:

Automatisches Zusammenfassen von Positionen

Es besteht die Möglichkeit, die Funktion aus der Validierung des Add-Ins “BasePos” automatisch für alle e-Rechnungen, d.h. für ZUGFeRD und XRechnungen zu aktivieren. 

Der Standard sieht derzeit keine Möglichkeit vor, dies nur für XRechnungen oder nur für ZUGFeRD-Rechnungen zu aktivieren. Sollten Sie diese Anforderung benötigen, müssten Sie das als Feature Request einsteuern.

Das Attribute gruppiert alle Positionen aus der e-Rechnung, anhand des in der Position hinterlegten Steuersatzes und erstellt pro einzigartigem Steuersatz eine eigene Position, wo die gruppierten Werte aufsummiert werden. Die Gruppierung kann abhängig über die erkannte Belegart zusätzlich gesteuert werden. Diese Einstellung sollten jedoch mit dem Kunden abgestimmt werden.

.\ccipdfgenerator.exe 
--x=<Pfad der XRechnung-XML-Datei>.xml 
--t=<Absoluter Pfad zum LaTeX-Order>\data\templates\latex\invoice.tex 
--p=<Nur Name der Zieldatei oder Absoluter Pfad zur Ablage>.pdf